在一个充满无尽任务的世界中, 截止日期, 和分心, 实现最大生产率似乎是一个艰巨的挑战. 然而, 井 - 利用的计划者可能是您寻求有效管理时间并提高生产力的强大盟友. 无论您是学生杂耍课程和作业, 专业处理多个项目, 或经营企业的企业家, 学习如何战略性地使用计划者可以改变您的工作方式和生活方式.
计划者的类型
有各种类型的计划者可用, 每个都有自己的特征和好处. 纸计划者 提供触觉和传统方法. 他们以不同的格式出现, 例如每天, 每周, 和每月计划者. 每日计划者每天提供详细的空间, 允许您按小时分解任务. 每周的计划者为您概述整个星期的概述, 可以轻松查看您的日程安排并相应地计划您的任务. 每月计划者很长时间很棒 - 期限计划, 帮助您在更广泛的时期可视化目标和截止日期.
数字规划师, 另一方面, 由于它们的便利性和灵活性，越来越受欢迎. 它们可以在您的智能手机上访问, 药片, 或计算机, 使您能够在旅途中管理时间表. 数字规划师通常具有提醒之类的功能, 警报, 以及跨多个设备同步的能力. 有些还提供与其他生产力应用程序集成, 例如日历应用程序和任务经理. 例如, 像Microsoft这样的应用程序 - DO和Google日历可以用作数字计划者, 允许您创建任务, 设置截止日期, 并收到通知.
混合计划者 结合两全其美. 它们通常涉及可以链接到数字平台的纸计划. 这边走, 您可以享受在纸计划中写作的触觉体验，同时还具有数字功能的好处, 例如将您的日程安排与数字设备同步.
考虑您的生活方式和工作风格
选择计划者, 考虑您的生活方式和工作风格至关重要. 如果你喜欢双手 - 接近并享受写作行为, 纸计划者可能是最合适的. 这也可能是减少屏幕时间的好方法. 另一方面, 如果您一直在移动，需要从多个设备访问时间表, 数字策划者可能会更方便. 对于那些想要两者的灵活性的人, 混合计划者提供平衡的解决方案.
设定明确的目标并确定任务
定义您的简短 - 术语和长期 - 定期目标
在您开始填写计划者之前, 花时间定义您的简短 - 术语和长期 - 定期目标. 短的 - 定期目标可能是每天或每周任务, 例如完成报告, 完成一个项目, 或学习考试. 长的 - 定期目标可能包括在工作中晋升, 发起新业务, 或获得学位. 要牢记明确的目标将帮助您保持专注，并确保您计划在计划者中计划的任务与您的整体目标保持一致.
优先考虑您的任务
并非所有任务都是平等创建的. 有些是紧迫而重要的, 而其他人可以推迟或委派. 使用优先级方法, 例如艾森豪威尔矩阵, 分类您的任务. Eisenhower矩阵将任务分为四个象限: 紧急而重要, 重要但不紧急, 紧急但不重要, 和 不紧急且不重要. 专注于完成任务 "紧急而重要" 象限首先, 因为这些具有最直接的影响. 然后, 安排任务的时间 "重要但不紧急" 象限, 由于这些至关重要 - 任期成功. 尝试最大程度地减少或委派任务 "紧急但不重要" 象限, 并消除任务 "不紧急且不重要" 完全象限.
创建详细的时间表
为每个任务分配时间
一旦确定了任务并将其优先考虑, 为计划器中的每个任务分配特定的时间段. 对每个任务要花费多少时间保持现实. 高估会导致浪费时间, 低估会导致压力和未完成的工作. 例如, 如果您知道写报告通常会带您 3 小时, 阻止 3 您的计划者连续进行工作而不会中断.
包括休息时间和缓冲时间
不要忘记将休息时间和缓冲时间包括在您的日程安排中. 定期休息可以通过减少疲劳和增加专注力来提高您的生产率. 安排短暂休息 60 - 90 分钟, 以及更长的饭菜和放松休息时间. 缓冲时间对于考虑到超出预期的意外延迟或任务也很重要. 分配额外 15 - 30 两次任务之间的分钟，给自己一些呼吸空间.
使用视觉提示和颜色 - 编码
标记重要日期和截止日期
使用荧光笔, 贴纸, 或符号标记计划者中重要日期和截止日期的符号. 这将使他们脱颖而出，并确保您不会错过他们. 例如, 您可以将红色荧光笔用于截止日期, 会议的黄色贴纸, 和个人事件的明星符号.
颜色 - 编码您的任务
颜色 - 编码任务可以帮助您快速确定不同类型的任务，并一目了然地确定其优先级. 例如, 您可以使用一种颜色上班 - 相关任务, 个人任务的另一个, 和第三次学习任务. 您也可以使用颜色来指示优先级, 例如红色 - 优先任务, 中等的橙色 - 优先任务, 和绿色 - 优先任务.
定期审查并调整您的计划
每日评论
每天结束时, 花几分钟来审查您的计划者. 检查您完成的任务, 并将任何未完成的任务移至第二天的时间表. 反思进展顺利，可以做得更好. 这将帮助您从经验中学习并改善第二天的计划.
每周评论
进一步 - 每周结束时的深度评论. 看看您的进度 - 术语和长期 - 定期目标. 分析您的任务是否正确优先级，以及您的日程安排是否现实. 对您的计划进行任何必要的调整. 例如, 如果您发现自己一直低估完成某些任务所需的时间, 将来为他们分配更多的时间.
Bbjump作为采购代理的观点
作为采购代理, 我知道找到合适的计划者对于提高生产率至关重要. 在采购计划者时, 无论是个人使用还是为您的团队, 寻找质量和功能. 对于纸上计划者, 考虑论文的质量, 结合, 和布局. 厚的计划者, 流血 - 耐药的纸和坚固的装订将持续更长的时间，并且使用更愉快. 如果您选择数字计划者, 与用户一起寻找应用程序 - 友好界面, 可靠的同步功能, 和任务管理等有用功能, 提醒, 并与其他应用程序集成.
对于企业, 大部分 - 采购计划者可以是费用 - 有效的. 寻找提供自定义选项的供应商, 例如添加您的公司徽标或品牌. 这不仅使计划者具有专业的外观，而且还促进了您的品牌. 当涉及混合计划者, 确保纸张和数字组件之间的集成顺利进行.
最后, 别忘了考虑成本 - 计划者的有效性. 虽然重要的是要投资一个好的计划者, 您还想确保它适合您的预算. 比较来自不同供应商的价格, 并寻找折扣或促销. 通过仔细采购正确的计划者, 您可以使自己或您的团队提高生产力和成功.
常见问题 (常见问题解答)
常问问题 1: 我如何处理破坏计划时间表的意外任务?
当出现意外任务时, 首先使用Eisenhower矩阵评估他们的紧迫性和重要性. 如果他们紧急且重要, 您可能需要调整现有时间表. 将较少关键的任务移至以后的时间，或者如果可能的话将其委派. 切记在时间表中留出缓冲时间以说明此类意外事件. 如果意外任务并不紧急, 您可以将其添加到计划者中，并在更合适的时间内安排它.
常问问题 2: 使用数字或纸计划来提高生产力更好?
数字规划师之间的选择取决于您的个人喜好和生活方式. 数字规划师提供便利, 可移植性, 以及提醒和同步等功能. 它们非常适合总是在旅途中并且需要从多个设备访问日程安排的人. 纸计划者, 另一方面, 提供触觉体验, 可以减少屏幕时间, 并且可能更适合那些喜欢写作的人. 有些人甚至发现，身体写作任务的行为可以帮助他们记住并更好地集中精力. 如果您想要两者的好处，也可以考虑混合计划者.
常问问题 3: 我如何保持动力始终如一地使用计划者?
保持动力, 设置小, 实现目标并在达到目标时奖励自己. 例如, 如果您按计划完成本周的所有任务, 对待自己喜欢的东西. 您还可以找到一个问责伙伴, 例如朋友或同事, 谁使用计划者并彼此分享您的进度. 此外, 定期查看您的长时间 - 定期目标以及计划者如何帮助您实现目标. 看到您在目标方面取得的进步可能是继续使用计划者的巨大动力.