Những lợi ích của việc sử dụng một kế hoạch là gì?

Một trong những lợi thế chính của việc sử dụng một kế hoạch là nó cung cấp một đại diện trực quan cho lịch trình của bạn. Cho dù đó là hàng ngày, hàng tuần, hoặc người lập kế hoạch hàng tháng, Nhìn thấy nhiệm vụ của bạn, các cuộc họp, Và thời gian rảnh rỗi trước mặt bạn cho bạn một cái nhìn tổng quan rõ ràng về cách phân bổ thời gian của bạn. Ví dụ, Một người lập kế hoạch hàng tuần có thể cho bạn thấy rằng bạn đã vượt qua vào thứ ba, với trở lại - ĐẾN - Các cuộc họp trở lại và thời hạn chặt chẽ. Cue trực quan này cho phép bạn điều chỉnh, có lẽ sắp xếp lại một số - Nhiệm vụ khẩn cấp cho một ngày ít bận rộn. Trong một kế hoạch kỹ thuật số như Lịch Google, Bạn có thể tô màu - Mã các loại hoạt động khác nhau, chẳng hạn như nhiệm vụ làm việc trong màu xanh, các cuộc hẹn cá nhân màu đỏ, và các buổi tập thể dục màu xanh lá cây. Điều này làm cho việc phân biệt giữa các yếu tố khác nhau trong một cái nhìn thoáng qua dễ dàng hơn.

Một người lập kế hoạch giúp bạn tránh quá mức bằng cách làm nổi bật các xung đột thời gian tiềm năng. Khi bạn sắp lên lịch một nhiệm vụ hoặc cuộc hẹn mới, Bạn có thể nhanh chóng kiểm tra người lập kế hoạch của mình để xem nó có đụng độ với các cam kết hiện có không. Trong một môi trường chuyên nghiệp, Điều này là rất quan trọng. Giả sử bạn là người quản lý dự án và bạn đang cân nhắc thực hiện một nhiệm vụ dự án mới. Bằng cách tham khảo kế hoạch của bạn, Bạn có thể xác định xem bạn có băng thông để xử lý nó mà không làm quá tải bản thân hoặc nhóm của bạn. Tương tự, Trong cuộc sống cá nhân của bạn, Bạn có thể tránh gấp đôi - Đặt mình cho các sự kiện như tiệc sinh nhật, các cuộc hẹn của bác sĩ, và các cuộc tụ họp xã hội.

Các nhà hoạch định là những công cụ tuyệt vời để thiết lập cả hai ngắn - thời hạn và dài - mục tiêu kỳ hạn. Bạn có thể viết ra các mục tiêu của mình vào người lập kế hoạch của mình và chia nhỏ chúng thành các bước có thể hành động. Ví dụ, Nếu bạn dài - Mục tiêu có kỳ hạn là chạy marathon trong sáu tháng, Bạn có thể sử dụng kế hoạch của mình để đặt ngắn - Mục tiêu có kỳ hạn như chạy một số dặm nhất định mỗi tuần, Tăng sức bền của bạn dần dần. Mỗi tuần, Bạn có thể kiểm tra các bước bạn đã hoàn thành, Điều này mang lại cho bạn cảm giác tiến bộ và động lực. Một số nhà hoạch định thậm chí có các phần chuyên dụng cho mục tiêu - cài đặt, nơi bạn có thể xác định mục tiêu của mình, Liệt kê các hành động cần thiết để đạt được chúng, và đặt thời hạn cho từng bước.

Sử dụng một kế hoạch giúp bạn tập trung vào các mục tiêu của mình. Trong một thế giới đầy những phiền nhiễu, Thật dễ dàng để đánh mất những gì thực sự quan trọng. Tuy nhiên, Khi bạn thường xuyên xem xét kế hoạch của mình, bạn đã nhắc nhở về mục tiêu của bạn và các nhiệm vụ sẽ giúp bạn đạt được chúng. Ví dụ, Nếu mục tiêu của bạn là học một ngôn ngữ mới, Bạn có thể lên lịch ngôn ngữ hàng ngày hoặc hàng tuần - Các buổi học trong kế hoạch của bạn. Mỗi khi bạn nhìn vào kế hoạch của mình, Bạn được nhắc đi đúng hướng với ngôn ngữ của bạn - nỗ lực học tập, thay vì bị bỏ qua bởi các hoạt động ít quan trọng hơn.

Người lập kế hoạch cho phép bạn ưu tiên các nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả. Bằng cách sử dụng các phương pháp như ma trận Eisenhower (phân loại các nhiệm vụ thành khẩn cấp và quan trọng, quan trọng nhưng không khẩn cấp, khẩn cấp nhưng không quan trọng, và không khẩn cấp và không quan trọng), Bạn có thể xác định những nhiệm vụ nào nên được giải quyết trước. Trong kế hoạch của bạn, bạn có thể đánh dấu cao - Nhiệm vụ ưu tiên với biểu tượng hoặc màu đặc biệt - Mã hóa chúng. Cách này, Khi bạn bắt đầu ngày làm việc hoặc buổi học, Bạn biết chính xác nơi tập trung nỗ lực của bạn. Ví dụ, Nếu bạn là sinh viên, Bạn có thể ưu tiên học tập cho một kỳ thi sắp tới về việc hoàn thành bài tập ít khẩn cấp hơn. Bằng cách xác định rõ ràng các ưu tiên trong kế hoạch của bạn, Bạn có thể phân bổ thời gian và năng lượng của mình hiệu quả hơn.

Khi bạn lên kế hoạch trước các nhiệm vụ của mình bằng cách sử dụng một kế hoạch, Bạn có thể hợp lý hóa quy trình làm việc của mình và tăng hiệu quả. Bạn có thể nhóm các nhiệm vụ tương tự với nhau, Giảm thời gian lãng phí khi chuyển đổi giữa các loại hoạt động khác nhau. Ví dụ, Nếu bạn có một danh sách các cuộc gọi điện thoại để làm cho công việc, Bạn có thể lên lịch một khối thời gian cụ thể trong kế hoạch của mình để thực hiện tất cả các cuộc gọi đó cùng một lúc. Cách này, Bạn nhận được vào một "gọi - làm" tư duy và có thể hoàn thành các nhiệm vụ nhanh hơn. Trong một kế hoạch kỹ thuật số, Bạn cũng có thể đặt lời nhắc cho các nhiệm vụ, đảm bảo rằng bạn không quên bắt đầu hoặc hoàn thành chúng, nâng cao hơn nữa hiệu quả của bạn.

Mang theo một kế hoạch cho bạn cảm giác kiểm soát cuộc sống của bạn. Biết rằng bạn có một kế hoạch tại chỗ cho các nhiệm vụ của mình, các cuộc hẹn, và mục tiêu có thể làm giảm cảm giác áp đảo. Khi các sự kiện bất ngờ xảy ra, Bạn có thể tham khảo kế hoạch của mình để xem cách bạn có thể điều chỉnh lịch trình của mình để phù hợp với chúng. Ví dụ, Nếu bạn đột nhiên nhận được lời mời đến một cuộc họp quan trọng, Bạn có thể kiểm tra người lập kế hoạch của mình để xem bạn có thể sắp xếp lại một số nhiệm vụ ít quan trọng hơn để nhường chỗ cho nó không. Khả năng điều chỉnh kế hoạch của bạn trong khi vẫn có một khung tại chỗ mang lại cho bạn cảm giác được kiểm soát, lần lượt làm giảm căng thẳng.

Quên các nhiệm vụ quan trọng, các cuộc hẹn, hoặc thời hạn có thể là một nguồn căng thẳng chính. Một người lập kế hoạch hoạt động như một hỗ trợ bộ nhớ đáng tin cậy. Bằng cách viết ra tất cả các cam kết của bạn ở một nơi, Bạn có thể tự tin rằng bạn sẽ không bỏ lỡ bất cứ điều gì. Các nhà hoạch định kỹ thuật số, đặc biệt, có thể gửi cho bạn lời nhắc qua thông báo trên điện thoại hoặc máy tính của bạn. Ví dụ, Nếu bạn có cuộc hẹn với bác sĩ theo lịch trình của bạn trong kế hoạch của bạn, Nó có thể nhắc bạn một ngày trước đó và một giờ trước cuộc hẹn. Điều này giảm thiểu cơ hội quên lãng và căng thẳng liên quan đến việc nhận ra bạn đã bỏ lỡ điều gì đó quan trọng.

Là một tác nhân tìm nguồn cung ứng, Tôi hiểu tầm quan trọng của việc tìm kiếm người lập kế hoạch phù hợp để gặt hái hoàn toàn những lợi ích này. Khi chọn một người lập kế hoạch cho bản thân hoặc nhóm của bạn, Xem xét các nhu cầu cụ thể của bạn. Nếu bạn liên tục di chuyển, Một kế hoạch kỹ thuật số với khả năng truy cập và đồng bộ hóa trên thiết bị di động trên các thiết bị như điện thoại thông minh và máy tính bảng có thể là lý tưởng. Tìm kiếm các nhà hoạch định kỹ thuật số cung cấp các tính năng như mẫu có thể tùy chỉnh, dễ - ĐẾN - Sử dụng các công cụ quản lý nhiệm vụ, và tích hợp liền mạch với các ứng dụng năng suất khác.

Đối với những người thích trải nghiệm xúc giác hơn hoặc muốn giảm thời gian màn hình, cao - Người lập kế hoạch giấy chất lượng có thể là một lựa chọn tuyệt vời. Chú ý đến chất lượng của tờ giấy, vì nó đủ dày để ngăn ngừa chảy máu mực. Bố cục của người lập kế hoạch giấy cũng rất quan trọng. Nó nên có đủ không gian để viết các nhiệm vụ, ghi chú, và mục tiêu, Và nó có thể bao gồm các tính năng hữu ích như tổng quan hàng tháng, lan truyền hàng tuần, và mục tiêu - thiết lập các phần.

Nếu bạn đang mua các nhà hoạch định cho một doanh nghiệp hoặc nhóm, Xem xét các tùy chọn có thể được tùy chỉnh với logo hoặc thương hiệu công ty của bạn. Điều này không chỉ mang lại cho các nhà hoạch định một cái nhìn chuyên nghiệp mà còn phục vụ như một hình thức quảng bá thương hiệu. Ngoài ra, Mua hàng loạt thường có thể dẫn đến tiết kiệm chi phí. So sánh giá từ các nhà cung cấp khác nhau, Và đừng quên yếu tố chi phí vận chuyển và thời gian giao hàng. Bằng cách tìm nguồn cung ứng cẩn thận, Bạn có thể đảm bảo rằng bạn hoặc nhóm của bạn có thể sử dụng hiệu quả công cụ mạnh mẽ này để nâng cao năng suất và quản lý cuộc sống của bạn hiệu quả hơn.

Đúng loại kế hoạch phụ thuộc vào lối sống của bạn. Nếu bạn luôn luôn di chuyển và cần truy cập lịch trình của mình từ nhiều thiết bị, một người lập kế hoạch kỹ thuật số như Microsoft đến - Lịch làm hay táo phù hợp. Họ cung cấp các tính năng như nhắc nhở, Đồng bộ hóa, và khả năng tích hợp với các ứng dụng khác. Nếu bạn thích một bàn tay - TRÊN, Trải nghiệm xúc giác và muốn giảm thời gian màn hình, Một người lập kế hoạch giấy có thể tốt hơn. Bạn có thể chọn giữa hàng ngày, hàng tuần, hoặc các định dạng hàng tháng dựa trên cách bạn muốn kế hoạch của mình. Một số người cũng tìm thấy các nhà hoạch định lai, kết hợp các yếu tố giấy và kỹ thuật số nào, trở thành một sự thỏa hiệp tốt.

Đúng, Sử dụng một kế hoạch có thể cải thiện đáng kể năng suất của bạn. Nó giúp bạn ưu tiên các nhiệm vụ, Tránh quá mức, và hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn. Bằng cách có một cái nhìn tổng quan rõ ràng về lịch trình và mục tiêu của bạn, Bạn có thể phân bổ thời gian và năng lượng của mình hiệu quả hơn. Ví dụ, Bạn có thể nhóm các nhiệm vụ tương tự với nhau và lên lịch các khối thời gian cụ thể cho chúng, giảm thời gian lãng phí khi chuyển đổi giữa các hoạt động khác nhau. Ngoài ra, Đại diện trực quan của lịch trình của bạn trong một kế hoạch giúp xác định và tập trung vào cao hơn - Nhiệm vụ ưu tiên, dẫn đến tăng năng suất.

Nếu bạn gặp khó khăn khi gắn bó với người lập kế hoạch của mình, Bắt đầu nhỏ. Bắt đầu bằng cách sử dụng nó để lên kế hoạch chỉ một khía cạnh của cuộc sống của bạn, chẳng hạn như nhiệm vụ công việc của bạn hoặc thói quen tập thể dục của bạn. Đặt nhỏ, Mục tiêu có thể đạt được khi sử dụng kế hoạch, Giống như viết ra các nhiệm vụ của bạn cho ngày mỗi sáng. Tự thưởng cho mình khi bạn đạt được những mục tiêu này, Ví dụ, với một thời gian nghỉ ngắn hoặc một điều trị nhỏ. Bạn cũng có thể tìm thấy một đối tác trách nhiệm, Ai đó cũng sử dụng một kế hoạch, và chia sẻ sự tiến bộ của bạn với nhau. Một mẹo khác là giữ cho người lập kế hoạch của bạn ở một nơi có thể nhìn thấy và dễ dàng truy cập, Vì vậy, bạn liên tục nhắc nhở sử dụng nó. Theo thời gian, với nỗ lực nhất quán, Sử dụng kế hoạch sẽ trở thành một thói quen.