Trong một thế giới đầy những nhiệm vụ vô tận, Thời hạn, và phiền nhiễu, đạt được năng suất tối đa có vẻ như là một thử thách khó khăn. Tuy nhiên, một cái tốt - Người lập kế hoạch được sử dụng có thể là một đồng minh mạnh mẽ trong nhiệm vụ quản lý thời gian của bạn một cách hiệu quả và tăng năng suất. Cho dù bạn là sinh viên đang tung hứng các lớp học và bài tập, Một chuyên gia xử lý nhiều dự án, hoặc một doanh nhân điều hành một doanh nghiệp, Học cách sử dụng một kế hoạch một cách chiến lược có thể biến đổi cách bạn làm việc và sống.
Các loại nhà hoạch định
Có nhiều loại nhà hoạch định có sẵn, mỗi người có các tính năng và lợi ích riêng của nó. Các nhà hoạch định giấy Cung cấp một cách tiếp cận xúc giác và truyền thống. Chúng có các định dạng khác nhau, chẳng hạn như hàng ngày, hàng tuần, và các nhà hoạch định hàng tháng. Các nhà hoạch định hàng ngày cung cấp không gian chi tiết cho mỗi ngày, Cho phép bạn phá vỡ các nhiệm vụ của mình từng giờ. Các nhà hoạch định hàng tuần cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về cả tuần, Làm cho nó dễ dàng nhìn thấy lịch trình của bạn trong nháy mắt và lên kế hoạch cho các nhiệm vụ của bạn cho phù hợp. Các nhà hoạch định hàng tháng rất tốt - lập kế hoạch thời hạn, Giúp bạn hình dung mục tiêu và thời hạn của mình trong một khoảng thời gian rộng hơn.
Các nhà hoạch định kỹ thuật số, mặt khác, đang ngày càng trở nên phổ biến do sự tiện lợi và linh hoạt của họ. Chúng có thể được truy cập trên điện thoại thông minh của bạn, viên thuốc, hoặc máy tính, cho phép bạn quản lý lịch trình của mình khi đang di chuyển. Các nhà hoạch định kỹ thuật số thường đi kèm với các tính năng như nhắc nhở, báo động, và khả năng đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị. Một số cũng cung cấp tích hợp với các ứng dụng năng suất khác, chẳng hạn như ứng dụng lịch và người quản lý nhiệm vụ. Ví dụ, các ứng dụng như Microsoft đến - Lịch làm và Google có thể được sử dụng làm nhà hoạch định kỹ thuật số, Cho phép bạn tạo các tác vụ, Đặt ngày đến hạn, và nhận thông báo.
Các nhà hoạch định lai Kết hợp tốt nhất của cả hai thế giới. Chúng thường liên quan đến một người lập kế hoạch giấy có thể được liên kết với một nền tảng kỹ thuật số. Cách này, Bạn có thể tận hưởng trải nghiệm xúc giác khi viết trong một người lập kế hoạch giấy trong khi cũng có lợi ích của các tính năng kỹ thuật số, chẳng hạn như đồng bộ lịch trình của bạn với các thiết bị kỹ thuật số của bạn.
Xem xét lối sống và phong cách làm việc của bạn
Khi chọn một kế hoạch, Điều cần thiết là phải xem xét lối sống và phong cách làm việc của bạn. Nếu bạn thích một bàn tay - về cách tiếp cận và tận hưởng hành động viết, Một người lập kế hoạch giấy có thể phù hợp nhất. Nó cũng có thể là một cách tuyệt vời để giảm thời gian màn hình. Mặt khác, Nếu bạn liên tục di chuyển và cần truy cập lịch trình của bạn từ nhiều thiết bị, Một kế hoạch kỹ thuật số có thể sẽ thuận tiện hơn. Cho những người muốn sự linh hoạt của cả hai, Một người lập kế hoạch lai cung cấp một giải pháp cân bằng.
Đặt mục tiêu rõ ràng và ưu tiên các nhiệm vụ
Xác định ngắn của bạn - Thời hạn và dài - Mục tiêu kỳ hạn
Trước khi bạn bắt đầu điền vào kế hoạch của mình, Dành thời gian để xác định ngắn - thời hạn và dài - mục tiêu kỳ hạn. Ngắn - Mục tiêu thời hạn có thể là các nhiệm vụ hàng ngày hoặc hàng tuần, chẳng hạn như hoàn thành một báo cáo, Kết thúc một dự án, hoặc học cho một kỳ thi. Dài - Mục tiêu thời hạn có thể bao gồm đạt được khuyến mãi tại nơi làm việc, Ra mắt một doanh nghiệp mới, hoặc kiếm được một bằng cấp. Có những mục tiêu rõ ràng trong tâm trí sẽ giúp bạn tập trung và đảm bảo rằng các nhiệm vụ bạn dự định trong kế hoạch của bạn phù hợp với các mục tiêu tổng thể của bạn.
Ưu tiên các nhiệm vụ của bạn
Không phải tất cả các tác vụ đều được tạo bằng nhau. Một số là khẩn cấp và quan trọng, trong khi những người khác có thể bị hoãn hoặc ủy thác. Sử dụng phương pháp ưu tiên, chẳng hạn như ma trận Eisenhower, Để phân loại các nhiệm vụ của bạn. Ma trận Eisenhower chia các nhiệm vụ thành bốn góc phần tư: khẩn cấp và quan trọng, quan trọng nhưng không khẩn cấp, khẩn cấp nhưng không quan trọng, Và không khẩn cấp và không quan trọng. Tập trung vào việc hoàn thành các nhiệm vụ trong "khẩn cấp và quan trọng" Quadrant đầu tiên, Vì những điều này có tác động ngay lập tức nhất. Sau đó, sắp xếp thời gian cho các nhiệm vụ trong "quan trọng nhưng không khẩn cấp" góc phần tư, Vì những điều này rất quan trọng trong thời gian dài - thành công. Cố gắng giảm thiểu hoặc ủy thác các nhiệm vụ trong "khẩn cấp nhưng không quan trọng" góc phần tư, và loại bỏ các nhiệm vụ trong "không khẩn cấp và không quan trọng" Quadrant hoàn toàn.
Tạo một lịch trình chi tiết
Phân bổ thời gian cho từng nhiệm vụ
Khi bạn đã xác định được nhiệm vụ của mình và ưu tiên chúng, Phân bổ các khe thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ trong kế hoạch của bạn. Hãy thực tế về việc mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao nhiêu thời gian. Việc đánh giá quá cao có thể dẫn đến lãng phí thời gian, Trong khi đánh giá thấp có thể gây ra căng thẳng và công việc còn dang dở. Ví dụ, Nếu bạn biết rằng viết một báo cáo thường đưa bạn 3 giờ, chặn ra 3 giờ liên tiếp trong kế hoạch của bạn để làm việc trên nó mà không bị gián đoạn.
Bao gồm các giờ nghỉ và thời gian bộ đệm
Đừng quên bao gồm thời gian nghỉ và thời gian bộ đệm trong lịch trình của bạn. Nghỉ ngơi thường xuyên thực sự có thể cải thiện năng suất của bạn bằng cách giảm mệt mỏi và tăng sự tập trung. Lên lịch nghỉ ngắn mỗi lần 60 - 90 phút, và nghỉ dài hơn cho bữa ăn và thư giãn. Thời gian bộ đệm cũng rất quan trọng để tính đến sự chậm trễ hoặc nhiệm vụ không mong muốn mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Phân bổ thêm một 15 - 30 phút giữa các nhiệm vụ để cho mình một số phòng thở.
Sử dụng tín hiệu và màu sắc thị giác - Mã hóa
Đánh dấu ngày và thời hạn quan trọng
Sử dụng máy đánh bóng, nhãn dán, hoặc các biểu tượng để đánh dấu ngày và thời hạn quan trọng trong kế hoạch của bạn. Điều này sẽ khiến họ nổi bật và đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ họ. Ví dụ, Bạn có thể sử dụng một highllight màu đỏ cho thời hạn, Một nhãn dán màu vàng cho các cuộc họp, và biểu tượng ngôi sao cho các sự kiện cá nhân.
Màu sắc - Mã số nhiệm vụ của bạn
Màu sắc - Mã hóa các nhiệm vụ của bạn có thể giúp bạn nhanh chóng xác định các loại nhiệm vụ khác nhau và ưu tiên chúng trong nháy mắt. Ví dụ, Bạn có thể sử dụng một màu cho công việc - Nhiệm vụ liên quan, Một công việc cá nhân khác, và một phần ba cho các nhiệm vụ nghiên cứu. Bạn cũng có thể sử dụng màu sắc để chỉ ra mức độ ưu tiên, chẳng hạn như màu đỏ cho cao - Nhiệm vụ ưu tiên, màu cam cho trung bình - Nhiệm vụ ưu tiên, và xanh cho thấp - Nhiệm vụ ưu tiên.
Xem xét và điều chỉnh kế hoạch của bạn thường xuyên
Đánh giá hàng ngày
Vào cuối mỗi ngày, Dành vài phút để xem lại kế hoạch của bạn. Kiểm tra các nhiệm vụ mà bạn đã hoàn thành, và chuyển bất kỳ nhiệm vụ chưa hoàn thành vào lịch trình ngày hôm sau. Suy ngẫm về những gì đã diễn ra tốt đẹp và những gì có thể được làm tốt hơn. Điều này sẽ giúp bạn học hỏi từ kinh nghiệm của mình và cải thiện kế hoạch của bạn cho ngày hôm sau.
Đánh giá hàng tuần
Tiến hành nhiều hơn trong - Đánh giá độ sâu vào cuối mỗi tuần. Nhìn vào sự tiến bộ của bạn về phía ngắn của bạn - thời hạn và dài - mục tiêu kỳ hạn. Phân tích xem các nhiệm vụ của bạn có được ưu tiên chính xác hay không và nếu lịch trình của bạn là thực tế. Thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào cho kế hoạch của bạn cho tuần tới. Ví dụ, Nếu bạn thấy rằng bạn liên tục đánh giá thấp thời gian để hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định, Phân bổ nhiều thời gian hơn cho họ trong tương lai.
Quan điểm của BBJUMP như một tác nhân tìm nguồn cung ứng
Là một tác nhân tìm nguồn cung ứng, Tôi hiểu rằng việc tìm kiếm người lập kế hoạch phù hợp là rất quan trọng để tối đa hóa năng suất. Khi tìm nguồn cung ứng các nhà hoạch định, cho dù sử dụng cá nhân hoặc cho nhóm của bạn, Tìm kiếm chất lượng và chức năng. Đối với các nhà hoạch định giấy, Xem xét chất lượng của giấy, sự ràng buộc, và bố cục. Một người lập kế hoạch với dày, chảy máu - Giấy kháng và ràng buộc chắc chắn sẽ tồn tại lâu hơn và thú vị hơn khi sử dụng. Nếu bạn đang chọn một kế hoạch kỹ thuật số, Tìm ứng dụng với người dùng - Giao diện thân thiện, Khả năng đồng bộ đáng tin cậy, và các tính năng hữu ích như quản lý nhiệm vụ, nhắc nhở, và tích hợp với các ứng dụng khác.
Cho các doanh nghiệp, số lượng lớn - Các nhà hoạch định mua hàng có thể là chi phí - hiệu quả. Tìm kiếm các nhà cung cấp cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh, chẳng hạn như thêm logo công ty hoặc thương hiệu của bạn. Điều này không chỉ mang lại cho các nhà hoạch định một cái nhìn chuyên nghiệp mà còn quảng bá thương hiệu của bạn. Khi nói đến các nhà hoạch định lai, đảm bảo rằng sự tích hợp giữa các thành phần giấy và kỹ thuật số hoạt động trơn tru.
Cuối cùng, Đừng quên xem xét chi phí - Hiệu quả của người lập kế hoạch. Trong khi điều quan trọng là đầu tư vào một người lập kế hoạch tốt, Bạn cũng muốn đảm bảo rằng nó phù hợp với ngân sách của bạn. So sánh giá từ các nhà cung cấp khác nhau, và tìm kiếm giảm giá hoặc khuyến mãi. Bằng cách tìm nguồn cung ứng cẩn thận, Bạn có thể thiết lập bản thân hoặc nhóm của bạn để tăng năng suất và thành công.
Câu hỏi thường gặp (Câu hỏi thường gặp)
Câu hỏi thường gặp 1: Làm cách nào để đối phó với các nhiệm vụ bất ngờ phá vỡ lịch trình dự kiến của tôi?
Khi các nhiệm vụ bất ngờ phát sinh, Đầu tiên đánh giá sự cấp bách và tầm quan trọng của họ bằng cách sử dụng ma trận Eisenhower. Nếu họ khẩn cấp và quan trọng, Bạn có thể cần điều chỉnh lịch trình hiện có của mình. Di chuyển các nhiệm vụ ít quan trọng hơn đến một thời gian sau hoặc ủy thác chúng nếu có thể. Hãy nhớ để lại thời gian bộ đệm trong lịch trình của bạn để tính đến các sự kiện bất ngờ như vậy. Nếu nhiệm vụ bất ngờ không khẩn cấp, Bạn có thể thêm nó vào kế hoạch của mình và lên lịch cho nó trong một thời gian thích hợp hơn.
Câu hỏi thường gặp 2: Tốt hơn là sử dụng một máy lập kế hoạch kỹ thuật số hoặc giấy cho năng suất?
Sự lựa chọn giữa kỹ thuật số và một người lập kế hoạch giấy phụ thuộc vào sở thích cá nhân và lối sống của bạn. Các nhà hoạch định kỹ thuật số cung cấp sự thuận tiện, tính di động, và các tính năng như nhắc nhở và đồng bộ hóa. Họ rất tốt cho những người luôn luôn di chuyển và cần truy cập lịch trình của họ từ nhiều thiết bị. Các nhà hoạch định giấy, mặt khác, Cung cấp trải nghiệm xúc giác, có thể giảm thời gian màn hình, và có thể phù hợp hơn cho những người thích viết ra những thứ. Một số người thậm chí còn thấy rằng hành động của các nhiệm vụ viết vật lý giúp họ ghi nhớ và tập trung tốt hơn. Bạn cũng có thể xem xét một người lập kế hoạch lai nếu bạn muốn lợi ích của cả hai.
Câu hỏi thường gặp 3: Làm thế nào tôi có thể duy trì động lực để sử dụng người lập kế hoạch của mình một cách nhất quán?
Để duy trì động lực, Đặt nhỏ, mục tiêu có thể đạt được và tự thưởng cho mình khi bạn tiếp cận chúng. Ví dụ, Nếu bạn hoàn thành tất cả các nhiệm vụ của mình trong tuần theo kế hoạch, Đối xử với bản thân với một cái gì đó bạn thích. Bạn cũng có thể tìm thấy một đối tác trách nhiệm, chẳng hạn như một người bạn hoặc đồng nghiệp, người sử dụng một kế hoạch và chia sẻ tiến trình của bạn với nhau. Ngoài ra, Thường xuyên xem xét lâu dài của bạn - Mục tiêu thời hạn và cách người lập kế hoạch của bạn đang giúp bạn đạt được chúng. Nhìn thấy những tiến bộ bạn đang đạt được đối với mục tiêu của bạn có thể là một động lực tuyệt vời để tiếp tục sử dụng kế hoạch của bạn một cách nhất quán.