Trong một thế giới chứa đầy một lượng lớn nhiệm vụ, các cuộc hẹn, và mục tiêu, một kế hoạch đã trở thành một công cụ thiết yếu cho nhiều người. Nhưng không phải tất cả các nhà hoạch định đều được tạo ra như nhau. Để thực sự có hiệu quả, Người lập kế hoạch nên sở hữu một số tính năng chính nhất định. Đây là năm người phải - có các tính năng có thể biến một kế hoạch thông thường thành một năng suất và hỗ trợ tổ chức mạnh mẽ.
Danh sách nhiệm vụ tùy chỉnh
Một kế hoạch tuyệt vời sẽ cho phép bạn tạo danh sách tác vụ có thể tùy chỉnh cao. Bạn cần có khả năng phân loại các nhiệm vụ dựa trên các tiêu chí khác nhau, chẳng hạn như công việc, riêng tư, dự án nhà, hoặc mục tiêu tập thể dục. Ví dụ, trong một người lập kế hoạch kỹ thuật số như Todoist, Bạn có thể tạo nhiều dự án và phụ - dự án. Nếu bạn là một người làm việc tự do, Bạn có thể có một "Dự án khách hàng" Dự án với phụ - Các dự án cho mỗi khách hàng. Dưới mỗi phụ khách hàng - dự án, Bạn có thể liệt kê các nhiệm vụ riêng lẻ như "Viết bài đăng trên blog cho khách hàng một", "Chỉnh sửa ảnh cho khách hàng b", vân vân. Mức độ tùy biến này giúp bạn giữ các nhiệm vụ của mình và giúp bạn dễ dàng tập trung vào những gì cần phải làm.
Ưu tiên nhiệm vụ
Khả năng ưu tiên các nhiệm vụ là một khía cạnh quan trọng khác của quản lý nhiệm vụ trong một kế hoạch. Bạn sẽ có thể đánh dấu các nhiệm vụ là cao, trung bình, hoặc ưu tiên thấp. Một số nhà hoạch định thậm chí còn cung cấp các hệ thống ưu tiên nâng cao hơn, Giống như sử dụng tỷ lệ hoặc màu sắc - ưu tiên mã hóa. Trong Microsoft đến - LÀM, Bạn có thể gán một mức độ ưu tiên cho từng nhiệm vụ. Cao - Nhiệm vụ ưu tiên thường được nhấn mạnh hơn, Đảm bảo rằng bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất trước tiên. Tính năng này là vô giá, đặc biệt là khi bạn có một thời gian dài để - Danh sách và thời gian giới hạn. Nó giúp bạn phân bổ thời gian và năng lượng của bạn một cách hiệu quả, Đảm bảo rằng bạn đang làm việc với các nhiệm vụ sẽ có tác động lớn nhất.
2. Tích hợp lịch trình toàn diện
Đồng bộ hóa trên các thiết bị
Trong điện thoại di động ngày nay - Thế giới đầu tiên, Người lập kế hoạch phải có khả năng đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị. Cho dù bạn đang sử dụng điện thoại thông minh, viên thuốc, hoặc máy tính, Bạn sẽ có thể truy cập và cập nhật lịch trình của mình một cách liền mạch. Các nhà hoạch định kỹ thuật số như Lịch Google là tuyệt vời về vấn đề này. Bạn có thể đặt một cuộc hẹn trên điện thoại của bạn khi đang di chuyển, Và nó sẽ tự động đồng bộ hóa với máy tính của bạn khi bạn quay lại bàn làm việc. Điều này thật - Đồng bộ hóa thời gian đảm bảo rằng lịch trình của bạn luôn luôn hoạt động - ĐẾN - ngày, bất kể bạn đang sử dụng thiết bị nào. Nó cũng cho phép bạn linh hoạt hơn, vì bạn có thể nhanh chóng kiểm tra lịch trình của mình hoặc thay đổi từ bất kỳ thiết bị nào bất cứ lúc nào.
Tích hợp với các ứng dụng khác
Một đầu - Notch Planner nên tích hợp với các ứng dụng khác mà bạn thường sử dụng. Ví dụ, Nó có thể tích hợp với ứng dụng email của bạn, Vì vậy, khi bạn nhận được một email có lời mời đến một cuộc họp, Bạn có thể dễ dàng thêm nó vào kế hoạch của mình mà không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng. Một số nhà hoạch định cũng có thể tích hợp với các công cụ quản lý dự án. Nếu bạn đang sử dụng một công cụ như asana cho các dự án công việc, Người lập kế hoạch của bạn có thể thực hiện các nhiệm vụ và thời hạn liên quan từ asana, Cung cấp cho bạn một cái nhìn toàn diện về công việc và lịch trình cá nhân của bạn ở một nơi. Tích hợp này hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn và giảm thời gian dành cho việc nhập thông tin thủ công vào các ứng dụng khác nhau.
3. Khả năng hấp dẫn thị giác và khả năng sử dụng
Bố cục rõ ràng
Bố cục của một người lập kế hoạch là vô cùng quan trọng. Nó nên có một thiết kế rõ ràng và trực quan giúp bạn dễ đọc và điều hướng. Trong một người lập kế hoạch giấy, các trang phải tốt - được tổ chức, với đủ không gian để viết các nhiệm vụ, ghi chú, và các cuộc hẹn. Các phần cho các khoảng thời gian khác nhau, chẳng hạn như hàng ngày, hàng tuần, hoặc quan điểm hàng tháng, nên được phân định rõ ràng. Các nhà hoạch định kỹ thuật số cũng cần phải có giao diện sạch. Ví dụ, Bố cục của Fantastical, Lịch kỹ thuật số và ứng dụng kế hoạch, được thiết kế theo cách hiển thị tất cả các thông tin quan trọng trong nháy mắt. Chế độ xem lịch không bị ảnh hưởng, Và thật dễ dàng để chuyển đổi giữa các chế độ xem khác nhau, như ngày, tuần, hoặc tháng. Một bố cục tốt làm giảm sự nhầm lẫn và làm cho việc sử dụng người lập kế hoạch một trải nghiệm thú vị.
Thiết kế thẩm mỹ
Ngoài việc có chức năng, Một người lập kế hoạch cũng có thể là thẩm mỹ. Đối với các nhà hoạch định giấy, Điều này có thể có nghĩa là có cao - Giấy chất lượng, Hình minh họa đẹp, hoặc một thiết kế bìa hấp dẫn. Một người lập kế hoạch giấy hấp dẫn trực quan có thể làm cho bạn hào hứng hơn khi sử dụng nó. Các nhà hoạch định kỹ thuật số cũng có thể có các chủ đề có thể tùy chỉnh. Trong ứng dụng 5D Planner, Bạn có thể chọn từ nhiều chủ đề khác nhau để cá nhân hóa giao diện của người lập kế hoạch của bạn. Một thiết kế thẩm mỹ có thể nâng cao động lực của bạn để tham gia với người lập kế hoạch thường xuyên.
4. Ghi chú - Lấy và hỗ trợ đính kèm
Ghi chú phong phú - Lấy không gian
Một người lập kế hoạch nên cung cấp không gian rộng rãi để ghi chú - lấy. Bạn có thể cần phải ghi lại chi tiết về một nhiệm vụ, Biên bản cuộc họp, hoặc những ý tưởng xuất hiện trong tâm trí. Trong một người lập kế hoạch giấy, có rộng - các trang cai trị hoặc ghi chú chuyên dụng - Lấy phần là hữu ích. Các nhà hoạch định kỹ thuật số cũng nên có một ghi chú đơn giản và hiệu quả - Lấy tính năng. Evernote, có thể được tích hợp với một số nhà hoạch định, Cho phép bạn ghi chú chi tiết, Thêm thẻ, Và thậm chí bao gồm hình ảnh hoặc bản ghi âm. Tính linh hoạt này được ghi chú - Đảm bảo rằng bạn có thể nắm bắt tất cả thông tin bạn cần ở một nơi, Làm cho người lập kế hoạch của bạn trở thành một nguồn tài nguyên toàn diện.
Hỗ trợ đính kèm
Khả năng đính kèm tệp hoặc tài liệu vào các tác vụ hoặc sự kiện trong một kế hoạch là một lợi thế lớn. Ví dụ, Nếu bạn có một nhiệm vụ công việc yêu cầu bạn xem xét một báo cáo, Bạn có thể đính kèm báo cáo trực tiếp vào nhiệm vụ trong kế hoạch của bạn. Trong một kế hoạch kỹ thuật số như Microsoft Planner, Bạn có thể đính kèm các tệp từ OneDrive vào các tác vụ. Điều này giúp loại bỏ sự cần thiết phải tìm kiếm qua nhiều thư mục để tìm tài liệu có liên quan. Hỗ trợ đính kèm làm cho kế hoạch của bạn hiệu quả hơn, Vì tất cả các thông tin liên quan đến một nhiệm vụ hoặc sự kiện đều ở một vị trí có thể truy cập.
5. Mục tiêu - Cài đặt và theo dõi
Mục tiêu - Thiết lập công cụ
Một người lập kế hoạch tốt nên bao gồm các công cụ để thiết lập mục tiêu. Bạn sẽ có thể xác định cả hai ngắn - thời hạn và dài - mục tiêu kỳ hạn và chia nhỏ chúng thành các bước có thể hành động. Một số nhà hoạch định có mục tiêu chuyên dụng - thiết lập các phần. Ví dụ, Người lập kế hoạch đam mê có các trang nơi bạn có thể viết ra các mục tiêu hàng năm của mình, Và sau đó chia chúng thành hàng tháng, hàng tuần, và các nhiệm vụ hàng ngày. Bước này - qua - Bước tiếp cận mục tiêu - Cài đặt giúp bạn dễ dàng hơn với mục tiêu của bạn một cách có hệ thống.
Theo dõi tiến trình
Ngoài việc thiết lập mục tiêu, Người lập kế hoạch sẽ giúp bạn theo dõi tiến trình của mình. Bạn có thể đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành, Đặt các cột mốc, và theo dõi bạn đã đi bao xa để đạt được mục tiêu của mình. Trong một thể dục - người lập kế hoạch liên quan, Bạn có thể theo dõi tiến độ của bạn trong việc giảm cân hoặc tăng sức mạnh của bạn. Bằng cách nhìn thấy sự tiến bộ của bạn theo thời gian, bạn vẫn có động lực và có thể điều chỉnh kế hoạch của mình nếu cần. Các nhà hoạch định kỹ thuật số cũng có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ trực quan như thanh tiến trình hoặc đồ thị để hiển thị tiến trình của bạn rõ ràng hơn.
Quan điểm của BBJUMP như một tác nhân tìm nguồn cung ứng
Là một tác nhân tìm nguồn cung ứng, Tôi hiểu rằng việc tìm kiếm một người lập kế hoạch với năm người này phải - có các tính năng là chìa khóa để tối đa hóa tiện ích của nó. Khi chọn một kế hoạch kỹ thuật số, Tìm kiếm các ứng dụng có danh tiếng mạnh mẽ về độ tin cậy và chức năng. Kiểm tra đánh giá và xếp hạng của người dùng trên các cửa hàng ứng dụng để có ý tưởng về việc ứng dụng thực hiện tốt như thế nào về mặt quản lý nhiệm vụ, Lịch trình tích hợp, và các tính năng khác. Xem xét bảo mật của ứng dụng, Đặc biệt nếu bạn sẽ lưu trữ thông tin nhạy cảm như công việc - Các nhiệm vụ liên quan hoặc các cuộc hẹn cá nhân.
Đối với các nhà hoạch định giấy, Ghé thăm các cửa hàng đứng yên hoặc duyệt các nền tảng trực tuyến chuyên về các nhà hoạch định. Tìm kiếm các nhà hoạch định tốt - làm ra, với bìa bền và cao - Giấy chất lượng. Nếu bạn đang mua các nhà hoạch định với số lượng lớn, Ví dụ, cho một nhóm hoặc một tổ chức, So sánh giá từ các nhà cung cấp khác nhau. Một số nhà cung cấp có thể cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh, chẳng hạn như thêm logo công ty của bạn hoặc các phần cụ thể liên quan đến công việc của bạn. Đừng quên yếu tố chi phí vận chuyển và thời gian giao hàng. Bằng cách tìm nguồn cung ứng cẩn thận, Bạn có thể đảm bảo rằng bạn có một công cụ sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn và giúp bạn có tổ chức và hiệu quả.
Câu hỏi thường gặp (Câu hỏi thường gặp)
Câu hỏi thường gặp 1: Tôi không chắc liệu một người lập kế hoạch kỹ thuật số hay giấy có tốt hơn đối với tôi không. Làm thế nào để tôi quyết định?
Nếu bạn liên tục di chuyển và cần truy cập vào kế hoạch của mình từ nhiều thiết bị, Một kế hoạch kỹ thuật số có thể là một lựa chọn tốt hơn. Nó cung cấp các tính năng như đồng bộ hóa trên các thiết bị, Tích hợp với các ứng dụng khác, và thường có khả năng quản lý nhiệm vụ và lập kế hoạch nâng cao hơn. Tuy nhiên, Nếu bạn thích trải nghiệm xúc giác hơn, thích viết bằng bút và giấy, Và không cần truy cập trình lập kế hoạch của bạn trên nhiều thiết bị, Một người lập kế hoạch giấy có thể là một lựa chọn tuyệt vời. Các nhà hoạch định giấy cũng có thể dễ chịu hơn về mặt thẩm mỹ về mặt thiết kế và bố cục.
Câu hỏi thường gặp 2: Tôi có thể tìm một người lập kế hoạch miễn phí với tất cả các tính năng này không?
Có các nhà hoạch định kỹ thuật số miễn phí có sẵn cung cấp nhiều tính năng này. Ví dụ, Lịch Google cung cấp quản lý nhiệm vụ cơ bản, Lịch trình tích hợp, và lưu ý - Lấy khả năng miễn phí. Tuy nhiên, Nếu bạn đang tìm kiếm các tính năng nâng cao hơn như trong - mục tiêu độ sâu - thiết lập công cụ hoặc hỗ trợ đính kèm, Bạn có thể cần nâng cấp lên phiên bản trả phí hoặc xem xét một ứng dụng khác. Đối với các nhà hoạch định giấy, Bạn có thể tìm thấy một số mẫu miễn phí trực tuyến mà bạn có thể in ra, Nhưng họ có thể không có tất cả tiếng chuông và còi của một người chuyên nghiệp - làm kế hoạch.
Câu hỏi thường gặp 3: Tôi đã sử dụng nhiều ứng dụng để quản lý nhiệm vụ, lập kế hoạch, vân vân. Tôi có thực sự cần một người lập kế hoạch không?
Người lập kế hoạch có thể có lợi ngay cả khi bạn đã sử dụng các ứng dụng khác. Nó phục vụ như một trung tâm trung tâm có thể tích hợp tất cả các nhiệm vụ của bạn, lịch trình, và ghi chú ở một nơi. Thay vì chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau, Bạn có thể có một cái nhìn toàn diện về cuộc sống của bạn trong kế hoạch của bạn. Ví dụ, Nó có thể thực hiện các nhiệm vụ từ ứng dụng quản lý dự án của bạn và các cuộc hẹn từ ứng dụng email của bạn, làm cho nó dễ dàng hơn để quản lý thời gian của bạn và duy trì tổ chức.