Sonsuz görevlerle dolu bir dünyada, son tarihler, ve dikkat dağıtıcı şeyler, Maksimum verimlilik elde etmek göz korkutucu bir meydan okuma gibi görünebilir. Fakat, Bir kuyu - Kullanılan Planlayıcı, zamanı etkili bir şekilde yönetme ve verimliliği artırma arayışınızda güçlü bir müttefik olabilir.. İster hokkabazlık dersleri ve ödevleri olsun, Birden fazla projeyi işleyen profesyonel bir, veya bir iş yapan bir girişimci, Bir Planlayıcısı Stratejik Olmayı Öğrenmek Çalışma ve Yaşama Şeklinizi Dönüştürebilir.
Planlama türleri
Mevcut çeşitli planlayıcı türleri var, her biri kendi özellikleri ve faydaları ile. Kağıt planlamacılar dokunsal ve geleneksel bir yaklaşım sunmak. Farklı formatlarda gelirler, günlük gibi, haftalık, ve aylık planlamacılar. Günlük planlamacılar her gün için ayrıntılı alan sağlar, Görevlerinizi saatten ayırmanıza izin vermek. Haftalık planlamacılar size tüm haftaya genel bir bakış sunuyor, programınızı bir bakışta görmeyi ve görevlerinizi buna göre planlamayı kolaylaştırır. Aylık planlamacılar uzun süre mükemmeldir - dönem planlaması, Daha geniş bir dönemde hedeflerinizi ve son teslim tarihlerinizi görselleştirmenize yardımcı olur.
Dijital planlamacılar, diğer taraftan, rahatlıkları ve esneklikleri nedeniyle giderek daha popüler hale geliyor. Akıllı telefonunuzdan erişilebilirler, tablet, veya bilgisayar, Hareket halindeyken programınızı yönetmenizi sağlayan. Dijital planlamacılar genellikle hatırlatıcılar gibi özelliklerle birlikte gelir, alarmlar, ve birden çok cihaz arasında senkronize etme yeteneği. Bazıları ayrıca diğer üretkenlik uygulamalarıyla entegrasyon sunuyor, takvim uygulamaları ve görev yöneticileri gibi. Örneğin, Microsoft gibi uygulamalar - DO ve Google takvimi dijital planlamacılar olarak kullanılabilir, Görevler oluşturmanıza izin vermek, Vade tarihlerini ayarlayın, ve bildirim al.
Hibrit planlamacılar Her iki dünyanın en iyisini birleştirin. Genellikle dijital bir platforma bağlanabilen bir kağıt planlayıcısı içerirler. Bu taraftan, Dijital özelliklerin avantajlarından yararlanırken, bir kağıt planlayıcıda yazma dokunsal deneyiminin tadını çıkarabilirsiniz., programınızı dijital cihazlarınızla senkronize etmek gibi.
Yaşam tarzınızı ve çalışma tarzınızı düşünün
Bir planlayıcı seçerken, Yaşam tarzınızı ve çalışma tarzınızı düşünmek çok önemlidir. Bir el tercih edersen - yaklaşım ve yazma eyleminin tadını çıkarın, Bir kağıt planlayıcı en uygun olabilir. Ayrıca ekran süresini azaltmanın harika bir yolu olabilir. Diğer taraftan, Sürekli hareket halindeyseniz ve programınıza birden fazla cihazdan erişmeniz gerekiyorsa, Bir dijital planlayıcı muhtemelen daha uygun olacaktır. Her ikisinin esnekliğini isteyenler için, Hibrit bir planlayıcı dengeli bir çözüm sunar.
Net hedefler belirleyin ve görevlere öncelik ver
Kısa'nı tanımlayın - Terim ve uzun - Dönem Hedefleri
Planlayıcınızı doldurmaya başlamadan önce, Kısa'nı tanımlamak için zaman ayırın - terim ve uzun - Dönem Hedefleri. Kısa - Dönem hedefleri günlük veya haftalık görevler olabilir, bir raporu tamamlamak gibi, Bir Projeyi Bitirmek, veya bir sınav için çalışmak. Uzun - Dönem hedefleri, işte bir promosyon elde etmeyi içerebilir, Yeni Bir İş Başlatma, veya bir derece kazanmak. Akılda açık hedeflere sahip olmak, odaklanmanıza yardımcı olacaktır ve planlayıcınızdaki planladığınız görevlerin genel hedeflerinizle uyumlu olmasını sağlayacaktır..
Görevlerinize öncelik verin
Tüm görevler eşit yaratılmaz. Bazıları acil ve önemlidir, Diğerleri ertelenebilir veya devredilebilirken. Bir önceliklendirme yöntemi kullanın, Eisenhower matrisi gibi, Görevlerinizi kategorize etmek için. Eisenhower matrisi görevleri dört çeyreğe böler: acil ve önemli, önemli ama acil değil, acil ama önemli değil, Ve acil değil ve önemli değil. Görevleri tamamlamaya odaklanın "acil ve önemli" İlk Çeyrek, Bunların en acil etkisi olduğu için. Daha sonra, Görevler için zaman planlayın "önemli ama acil değil" çeyrek, Bunlar uzun süre çok önemli olduğu için - Dönem Başarısı. Görevleri en aza indirmeye veya devredmeye çalışın "acil ama önemli değil" çeyrek, ve görevleri ortadan kaldırın "acil değil ve önemli değil" tamamen çeyrek.
Ayrıntılı bir program oluşturun
Her görev için zaman ayırın
Görevlerinizi belirledikten ve öncelik verdikten sonra, Planlayıcınızdaki her görev için belirli zaman aralıklarını tahsis edin. Her görevin ne kadar zaman alacağı konusunda gerçekçi olun. Aşırı tahmin etmek boşa harcanabilir., Azaltmak strese ve bitmemiş işe neden olabilir. Örneğin, Bir rapor yazmanın genellikle sizi almasını biliyorsanız 3 saat, engellemek 3 Planlamanızda ardışık saatler, kesintisiz olarak üzerinde çalışmak.
Molalar ve tampon süresi ekleyin
Programınıza molalar ve tampon süresi eklemeyi unutmayın. Düzenli molalar almak, yorgunluğu azaltarak ve odağı artırarak üretkenliğinizi artırabilir. Her kısa molalar planlayın 60 - 90 dakikalar, ve yemek ve rahatlama için daha uzun molalar. Tampon süresi, beklenenden daha uzun süren beklenmedik gecikmeleri veya görevleri hesaba katmak için de önemlidir.. Ekstra tahsis et 15 - 30 Kendinize biraz nefes odası vermek için görevler arasında dakikalar.
Görsel ipuçları ve renk kullanın - Kodlama
Önemli tarihleri ve son teslim tarihlerini işaretleyin
Vurgulayıcılar kullanın, çıkartmalar, veya planlayıcınızdaki önemli tarihleri ve son teslim tarihlerini işaretleyen semboller. Bu onları öne çıkaracak ve onları kaçırmamanızı sağlayacak. Örneğin, Son teslim tarihleri için kırmızı bir vurgulayıcı kullanabilirsiniz, Toplantılar için sarı bir çıkartma, ve kişisel etkinlikler için bir yıldız sembolü.
Renk - Görevlerinizi kodlayın
Renk - Görevlerinizi kodlamak, farklı görev türlerini hızlı bir şekilde belirlemenize ve bir bakışta bunlara öncelik vermenize yardımcı olabilir.. Örneğin, İş için bir renk kullanabilirsiniz - İlgili Görevler, kişisel görevler için bir diğeri, ve çalışma görevleri için üçüncüsü. Öncelik seviyesini belirtmek için renkleri de kullanabilirsiniz, yüksek için kırmızı gibi - öncelikli görevler, Orta için turuncu - öncelikli görevler, ve düşük için yeşil - öncelikli görevler.
Planınızı düzenli olarak inceleyin ve ayarlayın
Günlük İnceleme
Her günün sonunda, Planlayıcınızı gözden geçirmek için birkaç dakikanızı ayırın. Tamamladığınız görevleri kontrol edin, ve bitmemiş görevleri ertesi günün programına taşıyın. Neyin iyi gittiğini ve nelerin daha iyi yapıldığını düşünün. Bu, deneyimlerinizden öğrenmenize ve ertesi gün için planlamanızı geliştirmenize yardımcı olacaktır..
Haftalık İnceleme
Daha fazlasını yapmak - Her haftanın sonunda derinlik incelemesi. Kısa'ya doğru ilerlemenize bakın - terim ve uzun - Dönem Hedefleri. Görevlerinizin doğru bir şekilde önceliklendirilip verilmediğini ve programınızın gerçekçi olup olmadığını analiz edin. Önümüzdeki hafta için planınızda gerekli ayarlamaları yapın. Örneğin, Belirli görevleri tamamlamak için gereken süreyi sürekli olarak hafife aldığınızı bulduysanız, Gelecekte onlar için daha fazla zaman ayırın.
BBJump'ın bir tedarik ajanı olarak bakış açısı
Bir kaynak kullanımı ajanı olarak, Verimliliği en üst düzeye çıkarmak için doğru planlayıcıyı bulmanın çok önemli olduğunu anlıyorum. Planlamacılar tedarik ederken, Kişisel kullanım için ister ekibiniz için olsun, Kalite ve işlevselliği arayın. Kağıt planlamacılar için, Makalenin kalitesini düşünün, bağlama, Ve düzen. Kalın olan bir planlayıcı, kanama - Dirençli kağıt ve sağlam bir bağlanma daha uzun sürecek ve kullanımı daha keyifli olacaktır. Bir dijital planlayıcı seçiyorsanız, Bir kullanıcı ile uygulamalar arayın - dost arayüz, Güvenilir senkronizasyon yetenekleri, ve görev yönetimi gibi kullanışlı özellikler, hatırlatıcılar, ve diğer uygulamalarla entegrasyon.
İşletmeler için, toplu - Satın alma planlamacıları maliyet olabilir - etkili. Özelleştirme seçenekleri sunan tedarikçileri arayın, şirket logonuzu eklemek veya markalaşma gibi. Bu sadece planlamacılara profesyonel bir görünüm vermekle kalmaz, aynı zamanda markanızı da teşvik eder. Hibrit planlamacılar söz konusu olduğunda, Kağıt ve dijital bileşenler arasındaki entegrasyonun sorunsuz çalıştığından emin olun.
Nihayet, Maliyeti düşünmeyi unutma - Planlamacının etkinliği. İyi bir planlayıcıya yatırım yapmak önemli olsa da, Ayrıca bütçenize uyduğundan emin olmak istiyorsunuz. Farklı tedarikçilerden gelen fiyatları karşılaştırın, ve indirim veya promosyon arayın. Doğru planlayıcıyı dikkatlice tedarik ederek, Artan üretkenlik ve başarı için kendinizi veya ekibinizi kurabilirsiniz.
Sık sorulan sorular (SSS)
SSS 1: Planlanan programımı bozan beklenmedik görevlerle nasıl başa çıkabilirim??
Beklenmedik görevler ortaya çıktığında, Önce Eisenhower matrisini kullanarak aciliyetlerini ve önemlerini değerlendirin. Acil ve önemliyse, Mevcut programınızı ayarlamanız gerekebilir. Daha az kritik görevleri daha sonra hareket ettirin veya mümkünse delege edin. Bu tür beklenmedik olayları hesaba katmak için programınızda tampon zamanını bırakmayı unutmayın. Beklenmedik görev acil değilse, planlayıcınıza ekleyebilir ve daha uygun bir süre için planlayabilirsiniz.
SSS 2: Verimlilik için bir dijital veya kağıt planlayıcı kullanmak daha mı iyi??
Bir dijital ve kağıt planlayıcı arasındaki seçim, kişisel tercihlerinize ve yaşam tarzınıza bağlıdır. Dijital planlamacılar rahatlık sunar, taşınabilirlik, ve hatırlatıcılar ve senkronizasyon gibi özellikler. Her zaman hareket halindeyken ve programlarına birden fazla cihazdan erişmeleri gereken insanlar için harikalar.. Kağıt planlamacılar, diğer taraftan, dokunsal bir deneyim sağlayın, Ekran süresini azaltabilir, ve bir şeyler yazmayı tercih edenler için daha uygun olabilir. Bazı insanlar fiziksel olarak görev yazma eyleminin daha iyi hatırlamalarına ve odaklanmalarına yardımcı olduğunu bile görüyor. Her ikisinin de avantajlarını istiyorsanız, hibrit bir planlayıcı da düşünebilirsiniz..
SSS 3: Planlayıcımı sürekli olarak kullanmak için nasıl motive olabilirim?
Motive kalmak için, küçük ayarlamak, ulaşılabilir hedefler ve onlara ulaştığınızda kendinizi ödüllendirin. Örneğin, Planlandığı gibi tüm görevlerinizi tamamlarsanız, Kendinizi zevk aldığınız bir şeyle tedavi et. Bir hesap verebilirlik ortağı da bulabilirsiniz, bir arkadaş veya meslektaş gibi, Bir planlayıcı kullanan ve ilerlemenizi birbirleriyle paylaşan. Ek olarak, Uzun zamanınızı düzenli olarak inceleyin - Dönem hedefleri ve planlayıcınız onları başarmanıza nasıl yardımcı oluyor. Hedeflerinize doğru yaptığınız ilerlemeyi görmek, planlayıcınızı tutarlı bir şekilde kullanmaya devam etmek için harika bir motivasyon kaynağı olabilir..