無限のタスクで満たされた世界で, 締め切り, と気晴らし, 最大の生産性を達成することは、困難な挑戦のように思えるかもしれません. しかし, よく - 使用されたプランナーは、時間を効果的に管理し、生産性を高めるためのあなたの探求において強力な同盟者になることができます. あなたが学生のジャグリングクラスと課題であるかどうか, 複数のプロジェクトを処理する専門家, またはビジネスを運営している起業家, プランナーを戦略的に使用する方法を学ぶことは、あなたの仕事と生き方を変えることができます.
プランナーの種類
さまざまな種類のプランナーがあります, それぞれに独自の機能と利点があります. ペーパープランナー 触覚的で伝統的なアプローチを提供します. 彼らはさまざまな形式で提供されます, 毎日など, 毎週, そして毎月のプランナー. 毎日のプランナーは、毎日の詳細なスペースを提供します, あなたがあなたの仕事を時間単位で分解できるようにする. 毎週のプランナーはあなたに週全体の概要を提供します, スケジュールを見やすくして、それに応じてタスクを計画することができます. 毎月のプランナーは長い間素晴らしいです - 期間計画, より広い時期にあなたの目標と締め切りを視覚化するのを助ける.
デジタルプランナー, 一方で, 便利さと柔軟性のためにますます人気が高まっています. スマートフォンでアクセスできます, 錠剤, またはコンピューター, 外出先でスケジュールを管理できるようにします. デジタルプランナーには、多くの場合、リマインダーなどの機能が付属しています, アラーム, 複数のデバイスで同期する機能. 他の生産性アプリとの統合も提供しています, カレンダーアプリやタスクマネージャーなど. 例えば, マイクロソフトのようなアプリ - doとgoogleカレンダーはデジタルプランナーとして使用できます, タスクを作成できます, 期日を設定します, 通知を受け取ります.
ハイブリッドプランナー 両方の世界の最高を組み合わせます. 通常、デジタルプラットフォームにリンクできるペーパープランナーが含まれます. こちらです, ペーパープランナーで執筆の触覚体験を楽しむことができ、デジタル機能の利点もあります, デジタルデバイスとスケジュールを同期するなど.
あなたのライフスタイルとワークスタイルを考えてください
プランナーを選択するとき, あなたのライフスタイルとワークスタイルを考慮することが不可欠です. あなたが手を好むなら - アプローチについて、執筆の行為を楽しんでください, ペーパープランナーが最適かもしれません. また、画面時間を短縮するのに最適な方法です. 一方で, 常に移動していて、複数のデバイスからスケジュールにアクセスする必要がある場合, デジタルプランナーの方が便利になる可能性があります. 両方の柔軟性を望んでいる人のために, ハイブリッドプランナーは、バランスの取れたソリューションを提供します.
明確な目標を設定し、タスクに優先順位を付けます
あなたのショートを定義します - 用語と長い - 期間目標
プランナーの記入を開始する前に, 時間をかけてあなたのショートを定義してください - 用語と長い - 期間目標. 短い - 期間目標は、毎日または毎週のタスクになる可能性があります, レポートの完了など, プロジェクトの終了, または試験のために勉強します. 長さ - 期間の目標には、職場でのプロモーションの達成が含まれる場合があります, 新しいビジネスを立ち上げる, または学位を取得します. 明確な目標を念頭に置くことは、あなたが集中し続け、あなたのプランナーで計画するタスクがあなたの全体的な目標と一致するようにするのに役立ちます.
タスクに優先順位を付けます
すべてのタスクが平等に作成されるわけではありません. いくつかは緊急で重要です, 他の人は延期または委任される可能性があります. 優先順位付け方法を使用します, アイゼンハワーマトリックスなど, タスクを分類します. アイゼンハワーマトリックスは、タスクを4つの象限に分割します: 緊急で重要です, 重要ですが、緊急ではありません, 緊急ですが、重要ではありません, そして 緊急ではなく、重要ではありません. のタスクの完了に焦点を当てます "緊急で重要です" 最初に象限, これらは最も差し迫った影響を及ぼします. それから, タスクの時間をスケジュールします "重要ですが、緊急ではありません" 象限, これらは長い間重要です - 期間の成功. タスクを最小化または委任するようにしてください "緊急ですが、重要ではありません" 象限, のタスクを排除します "緊急ではなく、重要ではありません" 完全に象限.
詳細なスケジュールを作成します
各タスクに時間を割り当てます
タスクを特定して優先順位を付けたら, プランナーの各タスクに特定のタイムスロットを割り当てる. 各タスクがどれくらいの時間を取るかについて現実的になります. 過大評価は、時間の無駄につながる可能性があります, 過小評価すると、ストレスや未完成の仕事を引き起こす可能性があります. 例えば, レポートを書くことが通常あなたを連れて行くことを知っているなら 3 時間, ブロックアウト 3 プランナーで中断することなく作業するために連続した時間.
休憩とバッファ時間を含めます
スケジュールに休憩とバッファ時間を含めることを忘れないでください. 定期的な休憩を取ることは、疲労を軽減し、焦点を増やすことにより、実際に生産性を向上させることができます. 短い休憩をすべてスケジュールします 60 - 90 分, そして、食事とリラクゼーションのためのより長い休憩. バッファ時間は、予期しない遅延や予想よりも時間がかかるタスクを考慮するためにも重要です. 余分なものを割り当てます 15 - 30 タスク間の数分で、自分自身に呼吸室を与えます.
視覚的な手がかりと色を使用してください - コーディング
重要な日付と期限をマークします
蛍光ペンを使用します, ステッカー, またはプランナーの重要な日付と締め切りをマークするシンボル. これにより、それらが目立つようになり、あなたが見逃さないようにします. 例えば, 締め切りには赤い蛍光ペンを使用できます, 会議用の黄色のステッカー, 個人的なイベントの星のシンボル.
色 - タスクをコーディングします
色 - タスクをコーディングすると、さまざまな種類のタスクをすばやく特定し、一目で優先順位を付けるのに役立ちます. 例えば, 仕事には1つの色を使用できます - 関連タスク, 個人的なタスクのもう1つ, そして、学習タスクの3分の1. 色を使用して優先度のレベルを示すこともできます, 高さは赤など - 優先タスク, ミディアム用のオレンジ - 優先タスク, 低いために緑 - 優先タスク.
定期的に計画を確認して調整します
毎日のレビュー
毎日の終わりに, プランナーをレビューするのに数分かかります. 完了したタスクを確認してください, そして、未完成のタスクを翌日のスケジュールに移動します. 何がうまくいったのか、何ができたのかを振り返る. これは、あなたがあなたの経験から学び、翌日の計画を改善するのに役立ちます.
毎週のレビュー
もっと導入します - 毎週の終わりに深さのレビュー. あなたのショートに向かってあなたの進歩を見てください - 用語と長い - 期間目標. タスクが正しく優先順位を付けられたかどうか、そしてスケジュールが現実的であるかどうかを分析します. 来週の計画に必要な調整を行う. 例えば, 特定のタスクを完了するのにかかった時間を一貫して過小評価していることがわかった場合, 将来、より多くの時間を割り当てます.
ソーシングエージェントとしてのBbjumpの視点
ソーシングエージェントとして, 適切なプランナーを見つけることが生産性を最大化するために重要であることを理解しています. プランナーを調達するとき, 個人的な使用のためであろうとチームのためであろうと, 品質と機能を探します. 紙プランナー用, 紙の品質を考慮してください, バインディング, とレイアウト. 厚いプランナー, 出血 - 耐性のある紙と頑丈な結合は長持ちし、使用がより楽しくなります. デジタルプランナーを選択している場合, ユーザーと一緒にアプリを探してください - フレンドリーなインターフェイス, 信頼できる同期機能, タスク管理などの便利な機能, リマインダー, 他のアプリとの統合.
企業向け, バルク - プランナーを購入するにはコストがかかります - 効果的. カスタマイズオプションを提供するサプライヤーを探してください, 会社のロゴやブランディングを追加するなど. これにより、プランナーにプロフェッショナルな外観を与えるだけでなく、ブランドも促進します. ハイブリッドプランナーに関しては, 紙とデジタルコンポーネントの統合がスムーズに機能することを確認してください.
ついに, コストを考慮することを忘れないでください - プランナーの有効性. 優れたプランナーに投資することが重要ですが, また、それがあなたの予算内に収まることを確認したい. さまざまなサプライヤーの価格を比較します, 割引やプロモーションを探してください. 適切なプランナーを慎重に調達することにより, あなたは自分自身またはあなたのチームを生産性と成功を向上させることができます.
よくある質問 (FAQ)
よくある質問 1: 計画されたスケジュールを混乱させる予期しないタスクにどのように対処できますか?
予期しないタスクが発生したとき, 最初にアイゼンハワーマトリックスを使用して彼らの緊急性と重要性を評価する. 彼らが緊急で重要である場合, 既存のスケジュールを調整する必要がある場合があります. あまり重要でないタスクを後で移動するか、可能であれば委任してください. このような予期しないイベントを説明するために、スケジュールにバッファ時間を残すことを忘れないでください. 予期しないタスクが緊急でない場合, プランナーに追加して、より適切な時間にスケジュールすることができます.
よくある質問 2: 生産性のためにデジタルプランナーまたはペーパープランナーを使用する方が良いですか?
デジタルプランナーとペーパープランナーの選択は、あなたの個人的な好みとライフスタイルに依存します. デジタルプランナーは利便性を提供します, 移植性, リマインダーや同期などの機能. 彼らは常に外出先であり、複数のデバイスからスケジュールにアクセスする必要がある人々に最適です. ペーパープランナー, 一方で, 触覚体験を提供します, 画面時間を短縮できます, そして、物事を書き留めることを好む人にとってより適しているかもしれません. 一部の人々は、タスクを物理的に書く行為が彼らがより良く焦点を合わせるのに役立つことさえ発見します. 両方の利点が必要な場合は、ハイブリッドプランナーを検討することもできます.
よくある質問 3: プランナーを一貫して使用する意欲を維持するにはどうすればよいですか?
やる気を維持するために, 小さく設定します, 達成可能な目標とあなたがそれらに到達するときに自分に報いる. 例えば, 計画どおりに1週間のすべてのタスクを完了した場合, あなたが楽しんでいるものに自分自身を扱ってください. 説明責任パートナーも見つけることができます, 友人や同僚など, プランナーを使用して、お互いに進捗状況を共有する人. さらに, 定期的にあなたの長いレビューをしてください - 期間目標とあなたのプランナーがあなたがそれらを達成するのをどのように支援しているか. あなたがあなたの目標に向かって進んでいることを見ることは、あなたのプランナーを一貫して使用し続ける大きな動機となることがあります.