Hogyan lehet használni a tervezőt a maximális termelékenység érdekében

Egy végtelen feladatokkal teli világban, határidők, és a zavaró tényezők, A maximális termelékenység elérése félelmetes kihívásnak tűnhet. Viszont, egy kút - A használt tervező hatalmas szövetséges lehet az idő hatékony kezelése és a termelékenység növelése érdekében. Akár diákok vagytok, zsonglőr vagy, egy profi, aki több projektet kezeli, vagy vállalkozó vállalkozást vállalkozó, A tervező stratégiai használatának megtanulása átalakíthatja a munka és az élés módját.

Válassza ki az Ön igényeinek megfelelő tervezőt

A tervezők típusai

Különböző típusú tervezők állnak rendelkezésre, mindegyiknek megvan a saját tulajdonsága és előnyei. Papírtervezők Kínáljon tapintható és hagyományos megközelítést. Különböző formátumokban kaphatók, mint a napi, heti, és havi tervezők. A napi tervezők minden nap részletes helyet biztosítanak, Lehetővé teszi, hogy óránként lebontja a feladatait. A heti tervezők áttekintést nyújtanak az egész hétről, Megkönnyíti az ütemterv egy pillanat alatt történő megjelenítését, és ennek megfelelően megtervezze a feladatait. A havi tervezők jóak sokáig - időtartam -tervezés, Segít a céljainak és a határidőknek a szélesebb körben történő megjelenítésében.

Digitális tervezők, másrészt, kényelmük és rugalmasságuk miatt egyre népszerűbbé válnak. Az okostelefonon hozzáférhetők, tabletta, vagy számítógép, lehetővé téve, hogy útközben kezelje ütemtervét. A digitális tervezők gyakran olyan funkciókkal érkeznek, mint az emlékeztetők, riasztások, és az a képesség, hogy több eszközön szinkronizálhassák. Néhányan integrációt is kínálnak más termelékenységi alkalmazásokkal, mint például a naptári alkalmazások és a feladatkezelők. Például, olyan alkalmazások, mint a Microsoft - A DO és a Google Naptár digitális tervezőként használható, lehetővé téve a feladatok létrehozását, Állítsa be az esedékességi dátumokat, és értesítést kap.

Hibrid tervezők Kombinálja mindkét világ legjobbját. Általában egy papírtervezőt foglalnak magukban, amely összekapcsolható egy digitális platformhoz. Ilyen módon, Élvezheti az írás tapintható élményét egy papírtervezőben, miközben a digitális funkciók előnyei vannak, például szinkronizálja az ütemtervet a digitális eszközökkel.

Vegye figyelembe életmódját és munkastílusát

A tervező kiválasztásakor, Alapvető fontosságú az életmód és a munka stílusának megfontolása. Ha inkább egy kezet szeret - megközelítéssel és élvezze az írás cselekedetét, Lehet, hogy a papírtervező a legjobban illeszkedik. Ez is nagyszerű módja lehet a képernyőidő csökkentésének. Másrészt, Ha folyamatosan mozgásban van, és több eszközről kell hozzáférnie az ütemtervhez, A digitális tervező valószínűleg kényelmesebb lesz. Azok számára, akik mindkettő rugalmasságát akarják, A hibrid tervező kiegyensúlyozott megoldást kínál.

Állítson be egyértelmű célokat és prioritássá tegye a feladatokat

Határozza meg rövid - Kifejezés és hosszú - Kifejezési célok

Mielőtt elkezdené kitölteni a tervezőt, Szánjon időt a rövid meghatározására - kifejezés és hosszú - kifejezési célok. Rövid - A határidős célok lehetnek napi vagy heti feladatok, például egy jelentés kitöltése, Egy projekt befejezése, vagy vizsgálati tanulás. Hosszú - A kifejezési célok magukban foglalhatják a munkahelyi promóció elérését, Új vállalkozás elindítása, vagy diplomát szerez. Ha egyértelmű céljait szem előtt tartja, segít a koncentrált állapotban maradni, és biztosítja, hogy a tervezőben megtervezett feladatok igazodjanak az Ön általános célkitűzéseihez.

Prioritássá tegye a feladatait

Nem minden feladat jön létre egyenlően. Néhány sürgős és fontos, Míg mások elhalaszthatók vagy átruházhatók. Használjon prioritási módszert, mint például az Eisenhower mátrix, A feladatok kategorizálásához. Az Eisenhower mátrix négy kvadránsra osztja a feladatokat: sürgős és fontos, fontos, de nem sürgős, sürgős, de nem fontos, és nem sürgős és nem fontos. Összpontosítson a feladatok elvégzésére a "sürgős és fontos" első negyed, Mivel ezeknek a legközvetlenebb hatása van. Majd, Ütemezze a feladatok időtartamát a "fontos, de nem sürgős" négyszög, Mivel ezek sokáig kulcsfontosságúak - kifejezés siker. Próbáljon minimalizálni vagy átruházni a feladatokat a "sürgős, de nem fontos" négyszög, és kiküszöbölje a feladatokat a "nem sürgős és nem fontos" összesen négyzet.

Hozzon létre egy részletes ütemtervet

Helyezze el az időt az egyes feladatokhoz

Miután azonosította a feladatait, és prioritást élvezett őket, Különleges időréseket rendeljen el minden feladathoz a tervezőjében. Legyen reális abban, hogy mennyi időbe telik az egyes feladatok. A túlbecslés pazarolt időhez vezethet, míg az alulbecslés stresszt és befejezetlen munkát okozhat. Például, Ha tudod, hogy a jelentés írása általában elvisz 3 órák, kizár 3 egymást követő órákat a tervezőjében, hogy megszakítások nélkül dolgozzon rajta.

Tartalmazza a szünetet és a pufferidőt

Ne felejtsd el a szüneteket és a pufferidőt belefoglalni az ütemtervbe. A rendszeres szünetek bevétele valóban javíthatja termelékenységét azáltal, hogy csökkenti a fáradtságot és növeli a fókuszt. Ütemezze meg minden rövid szünetet 60 - 90 jegyzőkönyv, és hosszabb szünetek az étkezéshez és a pihenéshez. A pufferidő szintén fontos, hogy figyelembe vegye a váratlan késéseket vagy a vártnál hosszabb ideig tartó feladatokat. Különítsen ki egy extra 15 - 30 Percek a feladatok között, hogy néhány légzőkészüléket adj magadnak.

Használjon vizuális jelzéseket és színt - Kódolás

Jelölje meg a fontos dátumokat és a határidőket

Használjon kiemelőket, matricák, vagy szimbólumok a fontos dátumok és határidők megjelölésére a tervezőben. Ez kiemelkedik és biztosítja, hogy ne hagyja ki őket. Például, Használhat egy piros kiemelőt a határidőkhöz, Sárga matrica a találkozókhoz, és egy csillag szimbólum a személyes eseményekhez.

Szín - Kódolja a feladatait

Szín - A feladatok kódolása segíthet a különféle típusú feladatok gyors azonosításában, és egy pillanat alatt rangsorolhatja azokat. Például, Használhat egy színt a munkához - kapcsolódó feladatok, Egy másik személyes feladatokhoz, és egyharmad a tanulmányi feladatokhoz. A színeket is használhatja a prioritás szintjének jelzésére, mint például a magas a magasra - prioritási feladatok, Narancssárga közepes - prioritási feladatok, és zöld az alacsonyért - prioritási feladatok.

Tekintse át és állítsa be rendszeresen a tervét

Napi áttekintés

Minden nap végén, Szánjon néhány percet a tervező áttekintésére. Ellenőrizze a kitöltött feladatokat, és mozgatja a befejezetlen feladatokat a következő napi ütemtervbe. Gondolkodjon azon, hogy mi ment jól, és mit lehetett volna jobban megtenni. Ez segít megtanulni a tapasztalataiból, és javítja a következő nap tervezését.

Heti áttekintés

Többet vezet be - Mélység áttekintése minden hét végén. Nézd meg a rövidre irányuló előrehaladását - kifejezés és hosszú - kifejezési célok. Elemezze, hogy a feladatait helyesen prioritássá tették -e, és ha az ütemterv reális volt -e. Végezzen el a következő hét tervéhez szükséges kiigazításokat. Például, Ha úgy találta, hogy következetesen alábecsülte az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges időt, Több időt rendeljen el számukra a jövőben.

BBjump perspektívája mint forrásgátló

Mint beszerző szer, Megértem, hogy a megfelelő tervező megtalálása elengedhetetlen a termelékenység maximalizálása érdekében. A tervezők beszerzésekor, akár személyes használatra, akár a csapatod számára, Keresse meg a minőséget és a funkcionalitást. A papírtervezőknek, Fontolja meg a papír minőségét, a kötés, És az elrendezés. Egy vastag tervező, vérzik - Az ellenálló papír és az erős kötés hosszabb ideig tart, és élvezetesebbé válik. Ha digitális tervezőt választ, Keressen alkalmazásokat a felhasználóval - barátságos felület, Megbízható szinkronizálási képességek, és olyan hasznos funkciók, mint a feladatkezelés, emlékeztetők, és integráció más alkalmazásokkal.

A vállalkozások számára, tömeg - A beszerzési tervezők költségei lehetnek - hatékony. Keressen olyan beszállítókat, akik testreszabási lehetőségeket kínálnak, mint például a vállalati logó vagy márkaépítés hozzáadása. Ez nemcsak professzionális megjelenést ad a tervezőknek, hanem elősegíti a márkáját is. Amikor a hibrid tervezőkről van szó, Gondoskodjon arról, hogy a papír és a digitális alkatrészek közötti integráció zökkenőmentesen működjön.

Végül, Ne felejtsd el megfontolni a költségeket - A tervező hatékonysága. Míg fontos befektetni egy jó tervezőbe, Azt is meg akarja győződni arról, hogy az illeszkedik -e a költségvetéséhez. Hasonlítsa össze a különböző beszállítók árát, és keressen kedvezményeket vagy promóciókat. A megfelelő tervező gondos beszerzésével, Beállíthatja magát vagy csapatát a megnövekedett termelékenység és siker érdekében.

Gyakran feltett kérdéseket (GYIK)

GYIK 1: Hogyan kezeljem a váratlan feladatokat, amelyek megzavarják a tervezett ütemtervemet?

Amikor váratlan feladatok merülnek fel, Először értékelje sürgősségüket és fontosságukat az Eisenhower mátrix segítségével. Ha sürgõsek és fontosak, Lehet, hogy módosítania kell a meglévő ütemtervet. Vigye a kevésbé kritikus feladatokat egy későbbi időpontra, vagy ha lehetséges, átruházza azokat. Ne felejtse el hagyni a pufferidőt az ütemtervben, hogy figyelembe vegye az ilyen váratlan eseményeket. Ha a váratlan feladat nem sürgős, Hozzáadhatja a tervezőhöz, és megfelelőbb időre ütemezheti.

GYIK 2: Jobb -e digitális vagy papírtervezőt használni a termelékenységhez??

A digitális és a papírtervező közötti választás a személyes preferenciáitól és az életmódtól függ. A digitális tervezők kényelmet kínálnak, hordozhatóság, és olyan funkciók, mint az emlékeztetők és a szinkronizálás. Nagyszerűek azoknak az embereknek, akik mindig útközben vannak, és több eszközről hozzáférniük kell az ütemtervükhöz. Papírtervezők, másrészt, adjon tapintható élményt, Csökkentheti a képernyőidőt, és lehet, hogy jobban alkalmasak azok számára, akik inkább a dolgokat írják le. Néhány ember azt is megállapítja, hogy a fizikai írásbeli feladatok segítenek nekik, hogy jobban emlékezzenek és összpontosítsanak. Megvizsgálhatja a hibrid tervezőt is, ha mindkettő előnyeit akarja.

GYIK 3: Hogyan maradhatok motiváltak ahhoz, hogy következetesen használjam a tervezőmet?

Hogy motivált maradjon, kicsi, elérhető célok és jutalmazza meg magát, amikor eléri őket. Például, Ha a héten a terv szerint elvégzi az összes feladatot, Kényeztesse magát valamivel, amit élvez. Megtalálhat egy elszámoltathatósági partnert is, például egy barát vagy kolléga, aki egy tervezőt használ, és megosztja az előrehaladását egymással. Emellett, Rendszeresen vizsgálja felül a hosszúságát - A kifejezés céljai és azt, hogy a tervező hogyan segít elérni őket. Nagyszerű motiváció lehet látni a céljainak elérése felé tett előrehaladását, hogy folyamatosan használja a tervezőt.