Kuinka käyttää suunnittelijaa maksimaalisen tuottavuuden saavuttamiseksi

Maailmassa, joka on täynnä loputtomia tehtäviä, määräajat, ja häiriötekijät, Maksimaalisen tuottavuuden saavuttaminen voi tuntua pelottavalta haasteelta. Kuitenkin, kaivo - Käytetty suunnittelija voi olla tehokas liittolainen pyrkimyksessäsi hallita aikaa tehokkaasti ja lisätä tuottavuutta. Olitpa opiskelijan jongleeriluokat ja tehtävät, ammattimainen käsittely useita projekteja, tai yrittäjä, joka johtaa yritystä, Suunnittelijan käyttämisen oppiminen strategisesti voi muuttaa tapaa, jolla työskentelet ja elät.

Valitse tarpeitasi oikea suunnittelija

Suunnittelijoiden tyypit

Saatavilla on erityyppisiä suunnittelijoita, jokaisella on omat ominaisuutensa ja edut. Paperisuunnittelijat Tarjoa tunto ja perinteinen lähestymistapa. Ne ovat eri muodoissa, kuten päivittäin, viikoittain, ja kuukausittaiset suunnittelijat. Päivittäiset suunnittelijat tarjoavat yksityiskohtaista tilaa jokaiselle päivälle, antaa sinun hajottaa tehtävät tunti tunti. Viikoittaiset suunnittelijat antavat sinulle yleiskuvan koko viikosta, Aikataulun näkeminen yhdellä silmäyksellä ja suunnitella tehtävät vastaavasti. Kuukausittaiset suunnittelijat ovat hienoja pitkään - toimikauden suunnittelu, Auttaa sinua visualisoimaan tavoitteesi ja määräajat laajemmalla ajanjaksolla.

Digitaalisuunnittelijat, toisaalta, ovat tulossa yhä suositumpiksi mukavuuden ja joustavuuden vuoksi. Niihin pääsee älypuhelimellasi, tabletti, tai tietokone, Voit hallita aikataulua liikkeellä. Digitaalisten suunnittelijoiden mukana on usein ominaisuuksia, kuten muistutuksia, hälytykset, ja kyky synkronoida useiden laitteiden välillä. Jotkut tarjoavat myös integraation muihin tuottavuussovelluksiin, kuten kalenterisovellukset ja tehtäväpäälliköt. Esimerkiksi, Sovellukset, kuten Microsoft to - DO- ja Google -kalenteria voidaan käyttää digitaalisuunnittelijoina, antaa sinun luoda tehtäviä, Aseta eräpäivät, ja vastaanottaa ilmoituksia.

Hybridi -suunnittelijat Yhdistä molempien maailmojen parhaat puolet. Niihin yleensä liittyy paperisuunnittelija, joka voidaan linkittää digitaaliseen alustaan. Tällä tavalla, Voit nauttia kosketuskokemuksesta kirjoittamisesta paperisuunnittelijassa samalla kun sinulla on myös digitaalisten ominaisuuksien etuja, kuten synkronointi aikataulusi digitaalisten laitteiden kanssa.

Harkitse elämäntyyliäsi ja työtapaa

Kun valitset suunnittelijaa, On välttämätöntä harkita elämäntyyliäsi ja työtapaasi. Jos haluat kädet - lähestyessä ja nauti kirjoittamisesta, Paperisuunnittelija saattaa olla parhaiten sopivuus. Se voi myös olla hieno tapa vähentää näytön aikaa. Toisaalta, Jos olet jatkuvasti liikkeellä ja sinun on käytettävä aikataulua useista laitteista, Digitaalinen suunnittelija on todennäköisesti helpompaa. Niille, jotka haluavat molempien joustavuuden, Hybridi -suunnittelija tarjoaa tasapainoisen ratkaisun.

Aseta selkeät tavoitteet ja priorisoi tehtävät

Määritä lyhyt - Ja pitkä - Termi tavoitteet

Ennen kuin aloitat suunnittelijasi täyttämisen, Ota aikaa määritellä lyhyt - ja pitkä - termi tavoitteet. Lyhyt - Termi tavoitteet voivat olla päivittäisiä tai viikoittaisia tehtäviä, kuten raportin suorittaminen, Projektin viimeistely, tai opiskelu tenttiä varten. Pitkä - Termin tavoitteet voivat sisältää ylennyksen saavuttamisen työssä, Uuden yrityksen käynnistäminen, tai ansaita tutkinto. Selkeät tavoitteet mielessä auttaa sinua pysymään keskittyneenä ja varmistamaan, että suunnittelijassasi suunnittelemat tehtävät ovat yhdenmukaisia yleisten tavoitteidesi kanssa.

Priorisoi tehtäväsi

Kaikkia tehtäviä ei luoda tasa -arvoisia. Jotkut ovat kiireellisiä ja tärkeitä, kun taas toiset voidaan lykätä tai delegoida. Käytä priorisointimenetelmää, kuten Eisenhower -matriisi, luokitella tehtävät. Eisenhower -matriisi jakaa tehtävät neljään kvadranttiin: kiireellinen ja tärkeä, tärkeä, mutta ei kiireellinen, kiireellinen, mutta ei tärkeä, ja Ei kiireellinen eikä tärkeä. Keskitytään tehtävien suorittamiseen "kiireellinen ja tärkeä" ensin kvadrantti, koska näillä on välitön vaikutus. Sitten, Aikataulu tehtäviin "tärkeä, mutta ei kiireellinen" kvadrantti, koska nämä ovat tärkeitä pitkään - termi menestys. Yritä minimoida tai siirtää tehtäviä "kiireellinen, mutta ei tärkeä" kvadrantti, ja poista tehtävät "Ei kiireellinen eikä tärkeä" kvadrantti kokonaan.

Luo yksityiskohtainen aikataulu

Ajata aika jokaiselle tehtävälle

Kun olet tunnistanut tehtäväsi ja priorisoinut ne, allokoida tietty aikavälien jokaiselle suunnittelijan tehtävälle. Olla realistinen siitä, kuinka paljon aikaa jokainen tehtävä kestää. Yliarviointi voi johtaa hukkaan aikaan, Aliarviointi voi aiheuttaa stressiä ja keskeneräistä työtä. Esimerkiksi, Jos tiedät, että raportin kirjoittaminen yleensä vie sinut 3 tuntia, sulkea pois 3 Peräkkäisiä tunteja suunnittelijassasi työskentelemään sen kanssa keskeytyksettä.

Sisällytä taukoja ja puskuriaikaa

Älä unohda sisällyttää taukoja ja puskuriaikaa aikatauluun. Säännöllisten taukojen ottaminen voi todella parantaa tuottavuutta vähentämällä väsymystä ja lisäämällä keskittymistä. Aikataulu lyhyet taukoja jokainen 60 - 90 minuutti, ja pidempiä taukoja aterioihin ja rentoutumiseen. Puskuriaika on myös tärkeää, jotta voidaan ottaa huomioon odottamattomat viivästykset tai tehtävät, jotka vievät odotettua pidempään. Antaa ylimääräistä 15 - 30 minuutteja tehtävien välillä antaaksesi itsellesi hengityshuonetta.

Käytä visuaalisia vihjeitä ja väriä - Koodaus

Merkitse tärkeät päivämäärät ja määräajat

Käytä korostusmerkkejä, tarrat, tai symbolit tärkeiden päivämäärien ja määräaikojen merkitsemiseksi suunnittelijassasi. Tämä tekee heistä erottua ja varmista, että et kaipaa heitä. Esimerkiksi, Voit käyttää punaisen korostin määräaikoihin, Keltainen tarra kokouksiin, ja tähtisymboli henkilökohtaisille tapahtumille.

Väri - Koodata tehtävät

Väri - Tehtävien koodaus voi auttaa sinua tunnistamaan nopeasti erityyppiset tehtävät ja priorisoimaan ne yhdellä silmäyksellä. Esimerkiksi, Voit käyttää yhtä väriä työhön - liittyvät tehtävät, toinen henkilökohtaisiin tehtäviin, ja kolmasosa opiskelutehtävissä. Voit myös käyttää värejä osoittaaksesi prioriteetin tason, kuten punainen korkealle - ensisijaiset tehtävät, oranssi keskipitkällä - ensisijaiset tehtävät, ja vihreä matalalla - ensisijaiset tehtävät.

Tarkista ja säädä suunnitelmasi säännöllisesti

Päivittäinen arvostelu

Kunkin päivän lopussa, Ota muutama minuutti tarkistaaksesi suunnittelijaasi. Tarkista suoritetut tehtävät, ja siirtää kaikki keskeneräiset tehtävät seuraavan päivän aikatauluun. Pohtii sitä, mikä meni hyvin ja mikä olisi voinut tehdä paremmin. Tämä auttaa sinua oppimaan kokemuksistasi ja parantamaan seuraavan päivän suunnittelua.

Viikoittainen arvostelu

Tehdä enemmän - Syvyyskatsaus kunkin viikon lopussa. Katso etenemistäsi kohti lyhytaikaasi - ja pitkä - termi tavoitteet. Analysoi, olivatko tehtävät etusijalla oikein ja onko aikataulusi realistinen. Tee tarvittavat muutokset tulevalle viikolla suunnitelmasi. Esimerkiksi, Jos huomasit, että aliarvioit jatkuvasti tiettyjen tehtävien suorittamiseen tarvittavan ajan, jaa heille enemmän aikaa tulevaisuudessa.

BBJumpin näkökulma hankintamiehenä

Hankintamiehenä, Ymmärrän, että oikean suunnittelijan löytäminen on ratkaisevan tärkeää tuottavuuden maksimoimiseksi. Kun hankinta suunnittelijat, joko henkilökohtaiseen käyttöön tai joukkueeseesi, Etsi laatu ja toiminnallisuus. Paperisuunnittelijoille, Harkitse paperin laatua, sitoutuminen, ja asettelu. Suunnittelija, jolla on paksu, vuotaa - Resistentti paperi ja tukeva sitoutuminen kestää pidempään ja on nautinnollisempaa käyttää. Jos valitset digitaalisen suunnittelijan, Etsi sovelluksia käyttäjän kanssa - ystävällinen käyttöliittymä, luotettavia synkronointiominaisuuksia, ja hyödyllisiä ominaisuuksia, kuten tehtävien hallinta, muistutukset, ja integraatio muihin sovelluksiin.

Yrityksille, massa - Ostosuunnittelijat voivat olla kustannuksia - tehokas. Etsi toimittajia, jotka tarjoavat räätälöintivaihtoehtoja, kuten yrityksen logon tai tuotemerkin lisääminen. Tämä ei vain anna suunnittelijoille ammattimaisen ilmeen, vaan myös mainostaa tuotemerkkiäsi. Hybridi -suunnittelijoiden suhteen, Varmista, että paperin ja digitaalikomponenttien integraatio toimii sujuvasti.

Lopuksi, Älä unohda harkita kustannuksia - Suunnittelijan tehokkuus. Vaikka on tärkeää sijoittaa hyvään suunnittelijaan, Haluat myös varmistaa, että se sopii budjetisi. Vertaa eri toimittajien hintoja, ja etsi alennuksia tai tarjouksia. Hankkimalla oikea suunnittelija huolellisesti, Voit asettaa itsesi tai tiimisi lisäämään tuottavuutta ja menestystä.

Usein kysyttyjä kysymyksiä (Faqit)

Faq 1: Kuinka käsittelen odottamattomia tehtäviä, jotka häiritsevät suunniteltua aikataulua?

Kun odottamattomia tehtäviä syntyy, Arvioi ensin niiden kiireellisyys ja merkitys Eisenhower Matrixin avulla. Jos ne ovat kiireellisiä ja tärkeitä, Saatat joutua säätämään olemassa olevaa aikataulua. Siirrä vähemmän kriittisiä tehtäviä myöhempään aikaan tai delegoi ne, jos mahdollista. Muista jättää puskuriaika aikataulusi huomioon ottamiseksi tällaisia odottamattomia tapahtumia. Jos odottamaton tehtävä ei ole kiireellinen, Voit lisätä sen suunnittelijallesi ja ajoittaa sen sopivamman ajan.

Faq 2: Onko parempi käyttää digitaalista tai paperisuunnittelijaa tuottavuuteen?

Valinta digitaalisen ja paperisuunnittelijan välillä riippuu henkilökohtaisista mieltymyksistäsi ja elämäntyyliisi. Digitaaliset suunnittelijat tarjoavat mukavuutta, siirrettävyys, ja ominaisuudet, kuten muistutukset ja synkronointi. Ne ovat hienoja ihmisille, jotka ovat aina liikkeellä ja tarvitsevat käyttää aikataulua useista laitteista. Paperisuunnittelijat, toisaalta, Tarjoa kosketuskokemus, voi lyhentää näyttöaikaa, ja voi olla sopivampi niille, jotka mieluummin kirjoittavat asioita. Jotkut ihmiset jopa huomaavat, että fyysisesti kirjoittaminen auttaa heitä muistamaan ja keskittymään paremmin. Voit myös harkita hybridi -suunnittelijaa, jos haluat molempien etuja.

Faq 3: Kuinka voin pysyä motivoituneena käyttämään suunnittelijaani johdonmukaisesti?

Pysyä motivoituneena, asettua pieneen, saavutettavissa olevat tavoitteet ja palkitse itsesi, kun saavutat heidät. Esimerkiksi, Jos suoritat kaikki viikon tehtävät suunnitellusti, Hemmottele itseäsi jotain, josta nautit. Löydät myös vastuukumppanin, kuten ystävä tai kollega, Kuka käyttää suunnittelijaa ja jakaa edistymisesi keskenään. Lisäksi, Tarkista säännöllisesti pitkä - Termi tavoitteet ja kuinka suunnittelijasi auttaa sinua saavuttamaan ne. Tavoitteiden edistymisen näkeminen voi olla suuri motivaatio jatkaa suunnittelijasi käyttöä johdonmukaisesti.