في عالم مليء بالمهام التي لا نهاية لها, المواعيد النهائية, والانحرافات, يمكن أن يبدو تحقيق أقصى قدر من الإنتاجية تحديًا شاقًا. لكن, بئر - يمكن أن يكون المخطط المستخدم حليفًا قويًا في سعيكم لإدارة الوقت بفعالية وزيادة الإنتاجية. سواء كنت طالبًا في دروس وواجبات طالبة, مهني التعامل مع مشاريع متعددة, أو رجل أعمال يدير شركة, تعلم كيفية استخدام مخطط استراتيجيًا يمكن أن يحول الطريقة التي تعمل بها والعيش فيها.
أنواع المخططين
هناك أنواع مختلفة من المخططين المتاحة, كل مع ميزاتها وفوائدها الخاصة. مخططي الورق تقدم نهجا عن طريق اللمس والتقليدي. يأتون بتنسيقات مختلفة, مثل يوميا, أسبوعي, والمخططون الشهريون. يوفر المخططون اليوميون مساحة مفصلة لكل يوم, السماح لك بتفكيك مهامك ساعة بفارق ساعة. يمنحك المخططون الأسبوعيون نظرة عامة على الأسبوع بأكمله, مما يجعل من السهل رؤية جدولك في لمحة وتخطيط مهامك وفقًا لذلك. المخططون الشهريون رائعون لفترة طويلة - تخطيط مصطلح, مساعدتك في تصور أهدافك والمواعيد النهائية على مدى فترة أوسع.
المخططون الرقميون, على الجانب الآخر, أصبحت شائعة بشكل متزايد بسبب راحتها ومرونتها. يمكن الوصول إليها على هاتفك الذكي, قرص, أو الكمبيوتر, تمكينك من إدارة جدولك الزمني أثناء التنقل. غالبًا ما يأتي المخططون الرقميون بميزات مثل التذكيرات, إنذار, والقدرة على المزامنة عبر أجهزة متعددة. يقدم البعض أيضًا تكاملًا مع تطبيقات الإنتاجية الأخرى, مثل تطبيقات التقويم ومديري المهام. على سبيل المثال, تطبيقات مثل Microsoft - يمكن استخدام تقويم Google كمخططين رقميين, السماح لك بإنشاء مهام, تعيين تواريخ استحقاق, وتلقي الإخطارات.
المخططون الهجينة اجمع بين أفضل ما في العالمين. عادة ما تتضمن مخططًا ورقيًا يمكن ربطه بمنصة رقمية. من هنا, يمكنك الاستمتاع بتجربة اللمس في الكتابة في مخطط ورقي مع وجود فوائد للميزات الرقمية أيضًا, مثل مزامنة الجدول الزمني الخاص بك مع أجهزتك الرقمية.
النظر في نمط حياتك وأسلوب العمل
عند اختيار مخطط, من الضروري النظر في نمط حياتك وأسلوب العمل. إذا كنت تفضل الأيدي - على النهج والتمتع بعمل الكتابة, قد يكون مخطط الورق هو الأنسب. يمكن أن يكون أيضًا وسيلة رائعة لتقليل وقت الشاشة. على الجانب الآخر, إذا كنت في حالة تحرك باستمرار وتحتاج إلى الوصول إلى الجدول الزمني الخاص بك من أجهزة متعددة, من المحتمل أن يكون المخطط الرقمي أكثر ملاءمة. لأولئك الذين يريدون مرونة كليهما, يقدم مخطط هجين حلاً متوازنًا.
تحديد أهداف واضحة وتحديد أولويات المهام
حدد قصتك - مصطلح وطويل - أهداف المدة
قبل البدء في ملء مخططك, خذ الوقت الكافي لتحديد القصور الخاص بك - مصطلح وطويل - أهداف المدة. قصير - يمكن أن تكون أهداف الأجل مهامًا يومية أو أسبوعية, مثل إكمال التقرير, الانتهاء من المشروع, أو الدراسة لامتحان. طويل - قد تشمل الأهداف المدى تحقيق ترقية في العمل, إطلاق عمل جديد, أو الحصول على درجة. إن وضع أهداف واضحة في الاعتبار سيساعدك على الاستمرار في التركيز والتأكد من أن المهام التي تخطط لها في مخططك تتماشى مع أهدافك العامة.
إعطاء الأولوية لمهامك
لا يتم إنشاء جميع المهام على قدم المساواة. البعض عاجل ومهم, بينما يمكن تأجيل أو تفويض الآخرين. استخدم طريقة تحديد الأولويات, مثل مصفوفة أيزنهاور, لتصنيف مهامك. تقسم مصفوفة أيزنهاور المهام إلى أربعة أرباع: عاجل ومهم, مهم ولكن ليس عاجل, عاجل ولكن ليس مهم, و ليست عاجلة وليست مهمة. التركيز على إكمال المهام في "عاجل ومهم" الربع الأول, لأن هذه لها التأثير الأكثر إلحاحا. ثم, جدولة وقت المهام في "مهم ولكن ليس عاجل" الربع, لأن هذه حاسمة لفترة طويلة - النجاح مصطلح. حاول تقليل المهام أو تفويضها في "عاجل ولكن ليس مهم" الربع, والقضاء على المهام في "ليست عاجلة وليست مهمة" الربع تماما.
إنشاء جدول مفصل
تخصيص الوقت لكل مهمة
بمجرد التعرف على مهامك وإعطائها الأولوية, تخصيص فتحات زمنية محددة لكل مهمة في مخططك. كن واقعيًا بشأن مقدار الوقت الذي ستستغرقه كل مهمة. يمكن أن يؤدي المبالغة في تقدير الوقت إلى الوقت الضائع, في حين أن التقليل من شأنه يمكن أن يسبب التوتر والعمل غير المكتمل. على سبيل المثال, إذا كنت تعرف أن كتابة تقرير عادة ما يأخذك 3 ساعات, حظر 3 ساعات متتالية في مخططك للعمل عليها دون انقطاع.
تشمل الاستراحات ووقت المخزن المؤقت
لا تنس تضمين فترات راحة ووقت مخزن مؤقت في جدولك الزمني. إن أخذ فترات راحة منتظمة يمكن أن يحسن إنتاجيتك عن طريق تقليل التعب وزيادة التركيز. جدولة فواصل قصيرة كل 60 - 90 دقائق, وفترات أطول للوجبات والاسترخاء. يعد وقت المخزن المؤقت مهمًا أيضًا لحساب التأخير أو المهام غير المتوقعة التي تستغرق وقتًا أطول من المتوقع. تخصيص إضافية 15 - 30 دقائق بين المهام لمنح نفسك بعض غرفة التنفس.
استخدم العظة المرئية واللون - الترميز
مارك تواريخ ومواعيد نهائية مهمة
استخدام المتسابقين, ملصقات, أو رموز لتحديد التواريخ والمواعيد النهائية المهمة في مخططك. هذا سيجعلهم يبرزون ويضمن أنك لا تفوتهم. على سبيل المثال, يمكنك استخدام أداة تمييز حمراء للمواعيد النهائية, ملصق أصفر للاجتماعات, ورمز نجمة للأحداث الشخصية.
لون - رمز مهامك
لون - يمكن أن يساعدك ترميز مهامك بسرعة في تحديد أنواع مختلفة من المهام وتحديد أولوياتها في لمحة. على سبيل المثال, يمكنك استخدام لون واحد للعمل - المهام ذات الصلة, آخر للمهام الشخصية, والثالث لمهام الدراسة. يمكنك أيضًا استخدام الألوان للإشارة إلى مستوى الأولوية, مثل الأحمر للارتفاع - المهام ذات الأولوية, برتقالي للوسط - المهام ذات الأولوية, والأخضر لخفض - المهام ذات الأولوية.
مراجعة وضبط خطتك بانتظام
المراجعة اليومية
في نهاية كل يوم, يستغرق بضع دقائق لمراجعة مخططك. تحقق من المهام التي أكملتها, ونقل أي مهام غير مكتملة إلى جدول اليوم التالي. فكر في ما حدث بشكل جيد وما كان يمكن القيام به بشكل أفضل. سيساعدك هذا على التعلم من تجاربك وتحسين تخطيطك لليوم التالي.
المراجعة الأسبوعية
إجراء المزيد في - مراجعة العمق في نهاية كل أسبوع. انظر إلى تقدمك نحو القصير الخاص بك - مصطلح وطويل - أهداف المدة. قم بتحليل ما إذا كانت مهامك قد تم إعطائها بشكل صحيح وإذا كان جدولك واقعيًا. إجراء أي تعديلات ضرورية على خطتك للأسبوع القادم. على سبيل المثال, إذا وجدت أنك قللت باستمرار من الوقت الذي استغرقته لإكمال مهام معينة, تخصيص المزيد من الوقت لهم في المستقبل.
منظور BBJump كعامل مصادر
كعامل مصادر, أفهم أن إيجاد المخطط المناسب أمر بالغ الأهمية لزيادة الإنتاجية إلى الحد الأقصى. عند تحديد مصادر المخططين, سواء للاستخدام الشخصي أو لفريقك, ابحث عن الجودة والوظائف. لمخططي الورق, النظر في جودة الورقة, الربط, والتخطيط. مخطط بسمك, ينزف - الورق المقاوم والربط القوي سوف يستمر لفترة أطول ويكون أكثر متعة للاستخدام. إذا كنت تختار مخططًا رقميًا, ابحث عن تطبيقات مع مستخدم - واجهة ودية, إمكانيات مزامنة موثوقة, وميزات مفيدة مثل إدارة المهام, تذكير, والتكامل مع التطبيقات الأخرى.
للشركات, حجم كبير - يمكن أن تكون تكلفة المخططين الشرائيين - فعال. ابحث عن الموردين الذين يقدمون خيارات التخصيص, مثل إضافة شعار شركتك أو العلامة التجارية. هذا لا يمنح المخططين نظرة احترافية فحسب ، بل يعزز أيضًا علامتك التجارية. عندما يتعلق الأمر بالمخططين الهجين, تأكد من أن التكامل بين الورق والمكونات الرقمية يعمل بسلاسة.
أخيراً, لا تنس التفكير في التكلفة - فعالية المخطط. في حين أنه من المهم الاستثمار في مخطط جيد, تريد أيضًا التأكد من أنه يناسب ميزانيتك. قارن الأسعار من مختلف الموردين, وابحث عن الخصومات أو الترقيات. من خلال تحديد مصادر المخطط الصحيح بعناية, يمكنك ضبط نفسك أو فريقك لزيادة الإنتاجية والنجاح.
الأسئلة المتداولة (الأسئلة الشائعة)
التعليمات 1: كيف أتعامل مع المهام غير المتوقعة التي تعطل جدولي المخطط?
عندما تنشأ مهام غير متوقعة, قم أولاً بتقييم إلحاحهم وأهميتهم باستخدام مصفوفة Eisenhower. إذا كانت عاجلة ومهمة, قد تحتاج إلى ضبط جدولك الحالي. انقل المهام الأقل أهمية إلى وقت لاحق أو تفويضها إن أمكن. تذكر أن تترك وقت المخزن المؤقت في جدولك لحساب مثل هذه الأحداث غير المتوقعة. إذا كانت المهمة غير المتوقعة غير ملحة, يمكنك إضافته إلى مخططك وجدولةه لوقت أكثر ملاءمة.
التعليمات 2: هل من الأفضل استخدام مخطط رقمي أو ورقي للإنتاجية?
يعتمد الاختيار بين المخطط الرقمي ومخطط الورق على تفضيلاتك الشخصية وأسلوب حياتك. يقدم المخططون الرقميون الراحة, قابلية النقل, وميزات مثل التذكيرات والمزامنة. إنهم رائعون للأشخاص الذين يسيرون دائمًا ويحتاجون إلى الوصول إلى جدولهم من أجهزة متعددة. مخططي الورق, على الجانب الآخر, توفير تجربة اللمس, يمكن تقليل وقت الشاشة, وقد يكون أكثر ملاءمة لأولئك الذين يفضلون كتابة الأشياء. حتى أن بعض الناس يجدون أن فعل مهام الكتابة الجسدية يساعدهم على تذكرهم والتركيز بشكل أفضل. يمكنك أيضًا التفكير في مخطط هجين إذا كنت تريد فوائد كليهما.
التعليمات 3: كيف يمكنني البقاء متحمسًا لاستخدام مخططي باستمرار?
للبقاء متحمس, تعيين صغير, أهداف قابلة للتحقيق ومكافأة نفسك عندما تصل إليها. على سبيل المثال, إذا أكملت جميع مهامك للأسبوع كما هو مخطط لها, عامل نفسك بشيء تستمتع به. يمكنك أيضًا العثور على شريك مساءلة, مثل صديق أو زميل, من يستخدم مخططًا ويشارك تقدمك مع بعضهم البعض. بالإضافة إلى ذلك, مراجعة بانتظام طويل - أهداف المدى وكيف يساعدك مخططك في تحقيقها. يمكن أن تكون رؤية التقدم الذي تحرزه تجاه أهدافك حافزًا رائعًا لمواصلة استخدام مخططك باستمرار.