في عالم مليء بكمية هائلة من المهام, المواعيد, والأهداف, أصبح المخطط أداة أساسية للكثيرين. ولكن لا يتم إنشاء جميع المخططين على قدم المساواة. لتكون فعالة حقا, يجب أن يمتلك المخطط ميزات رئيسية معينة. هنا خمسة - تحتوي على ميزات يمكن أن تحول مخططًا عاديًا إلى إنتاجية قوية ومساعدات تنظيمية.
قوائم المهام القابلة للتخصيص
يجب أن يسمح لك المخطط الرائع بإنشاء قوائم مهام قابلة للتخصيص للغاية. يجب أن تكون قادرًا على تصنيف المهام بناءً على معايير مختلفة, مثل العمل, شخصي, مشاريع المنزل, أو أهداف اللياقة. على سبيل المثال, في مخطط رقمي مثل ToDoist, يمكنك إنشاء مشاريع متعددة و sub - المشاريع. إذا كنت مستقلًا, يمكن أن يكون لديك ملف "مشاريع العميل" مشروع مع الفرع - مشاريع لكل عميل. تحت كل عميل فرعي - مشروع, يمكنك سرد المهام الفردية مثل "اكتب منشور المدونة للعميل أ", "تحرير الصور للعميل ب", إلخ. يساعدك هذا المستوى من التخصيص على الحفاظ على مهامك منظمة ويجعل من السهل التركيز على ما يجب القيام به.
تحديد أولويات المهمة
القدرة على تحديد أولويات المهام هي جانب آخر حاسم في إدارة المهام في مخطط. يجب أن تكون قادرًا على تحديد المهام على ارتفاع, واسطة, أو أولوية منخفضة. حتى أن بعض المخططين يقدمون أنظمة تحديد الأولويات أكثر تقدمًا, مثل استخدام مقياس أو لون رقمي - أولويات الترميز. في Microsoft إلى - يفعل, يمكنك تعيين مستوى الأولوية لكل مهمة. عالي - غالبًا ما يتم تمييز المهام ذات الأولوية بشكل بارز, ضمان التركيز على أهم المهام أولاً. هذه الميزة لا تقدر بثمن, خاصة عندما يكون لديك وقت طويل - افعل القائمة والوقت المحدود. يساعدك على تخصيص وقتك وطاقتك بفعالية, التأكد من أنك تعمل على المهام التي سيكون لها أكبر تأثير.
2. تكامل الجدول الزمني الشامل
مزامنة عبر الأجهزة
في الهاتف المحمول اليوم - العالم الأول, يجب أن يكون المخطط قادرًا على المزامنة عبر أجهزة متعددة. سواء كنت تستخدم هاتفًا ذكيًا, قرص, أو الكمبيوتر, يجب أن تكون قادرًا على الوصول إلى الجدول الزمني الخاص بك وتحديثه بسلاسة. المخططون الرقميون مثل تقويم Google ممتازون في هذا الصدد. يمكنك تحديد موعد على هاتفك أثناء التنقل, وسيتم مزامنتها تلقائيًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك عندما تعود إلى مكتبك. هذا حقيقي - يضمن مزامنة الوقت أن يكون جدولك دائمًا متروكًا - ل - تاريخ, بغض النظر عن الجهاز الذي تستخدمه. كما يتيح لك أن تكون أكثر مرونة, حيث يمكنك التحقق بسرعة من جدولك أو إجراء تغييرات من أي جهاز في أي وقت.
التكامل مع التطبيقات الأخرى
قمة - يجب أن يتكامل مخطط الشق مع التطبيقات الأخرى التي تستخدمها عادة. على سبيل المثال, يمكن أن تتكامل مع عميل البريد الإلكتروني الخاص بك, لذلك عندما تتلقى بريدًا إلكترونيًا مع دعوة إلى اجتماع, يمكنك بسهولة إضافته إلى مخططك دون الحاجة إلى التبديل بين التطبيقات. يمكن لبعض المخططين أيضًا الاندماج مع أدوات إدارة المشروع. إذا كنت تستخدم أداة مثل Asana لمشاريع العمل, يمكن لمخططك سحب المهام والمواعيد النهائية ذات الصلة من أسانا, يمنحك رؤية شاملة لعملك وجداولك الشخصية في مكان واحد. هذا التكامل يبسط سير العمل الخاص بك ويقلل من الوقت الذي تقضيه في إدخال المعلومات يدويًا في تطبيقات مختلفة.
3. الجاذبية البصرية وسهولة الاستخدام
تصميم واضح
تخطيط المخطط مهم للغاية. يجب أن يكون له تصميم واضح وبديهي يجعل من السهل القراءة والتنقل. في مخطط ورقي, يجب أن تكون الصفحات جيدة - منظم, مع مساحة كافية لكتابة المهام, ملحوظات, والمواعيد. أقسام لفترات زمنية مختلفة, مثل يوميا, أسبوعي, أو وجهات النظر الشهرية, يجب ترسيمها بوضوح. يحتاج المخططون الرقميون أيضًا إلى الحصول على واجهة نظيفة. على سبيل المثال, تخطيط الخيال, تطبيق تقويم رقمي وتطبيق مخطط, تم تصميمه بطريقة توضح جميع المعلومات المهمة في لمحة. وجهة نظر التقويم غير مرغوب فيها, ومن السهل التبديل بين طرق العرض المختلفة, مثل اليوم, أسبوع, أو الشهر. تخطيط جيد يقلل من الارتباك ويجعل استخدام المخطط تجربة ممتعة.
تصميم جمالي
بالإضافة إلى كونها وظيفية, يمكن أن يكون المخطط أيضًا ممتعًا جمالياً. لمخططي الورق, هذا قد يعني وجود ارتفاع - ورقة الجودة, الرسوم التوضيحية الجميلة, أو تصميم غطاء جذاب. يمكن لمخطط الورق الجذاب بصريًا أن يجعلك أكثر متحمسًا لاستخدامه. يمكن للمخططين الرقميين أيضًا أن يكون لديهم موضوعات قابلة للتخصيص. في تطبيق المخطط 5D, يمكنك الاختيار من بين مجموعة متنوعة من الموضوعات لتخصيص مظهر مخططك. يمكن للتصميم المذهل جمالياً أن يعزز دوافعك للتفاعل مع مخططك بانتظام.
4. ملحوظة - أخذ ودعم المرفقات
ملاحظة وفيرة - أخذ مساحة
يجب أن يوفر المخطط مساحة كبيرة للمذكرة - أخذ. قد تحتاج إلى تدوين التفاصيل حول المهمة, دقائق الاجتماع, أو الأفكار التي تتبادر إلى الذهن. في مخطط ورقي, وجود واسع - الصفحات المحكم أو ملاحظة مخصصة - أخذ الأقسام مفيد. يجب أن يكون لدى المخططين الرقميين أيضًا ملاحظة بسيطة وفعالة - أخذ ميزة. evernote, التي يمكن دمجها مع بعض المخططين, يسمح لك بتدوين ملاحظات مفصلة, إضافة العلامات, وحتى تضمين الصور أو التسجيلات الصوتية. هذه المرونة في الملاحظة - يضمن تناولك أن تتمكن من التقاط جميع المعلومات التي تحتاجها في مكان واحد, جعل مخططك مورد شامل.
دعم المرفق
تعد القدرة على إرفاق الملفات أو المستندات بالمهام أو الأحداث في المخطط ميزة رائعة. على سبيل المثال, إذا كان لديك مهمة عمل تتطلب منك مراجعة تقرير, يمكنك إرفاق التقرير مباشرة بالمهمة في مخططك. في مخطط رقمي مثل Microsoft Planner, يمكنك إرفاق ملفات من OneDrive إلى المهام. هذا يلغي الحاجة إلى البحث من خلال مجلدات متعددة للعثور على المستند ذي الصلة. دعم المرفق يجعل مخططك أكثر كفاءة, نظرًا لأن جميع المعلومات المتعلقة بمهمة أو حدث في موقع واحد يمكن الوصول إليه.
5. هدف - الإعداد والتتبع
هدف - تحديد الأدوات
يجب أن يتضمن المخطط الجيد أدوات لتحديد الأهداف. يجب أن تكون قادرًا على تحديد كلاهما القصير - مصطلح وطويل - أهداف مصطلح وتفسيرها إلى خطوات قابلة للتنفيذ. بعض المخططين لديهم هدف مخصص - إعداد أقسام. على سبيل المثال, يحتوي مخطط العاطفة على صفحات يمكنك من خلالها كتابة أهدافك السنوية, ثم كسرهم إلى شهري, أسبوعي, والمهام اليومية. هذه الخطوة - بواسطة - نهج الخطوة في الهدف - يجعل الإعداد أسهل في العمل نحو أهدافك بشكل منهجي.
تتبع التقدم
بالإضافة إلى تحديد الأهداف, يجب أن يساعدك المخطط في تتبع تقدمك. يمكنك وضع علامة على المهام المكتملة, تعيين المعالم, ومراقبة إلى أي مدى وصلت إلى تحقيق أهدافك. في اللياقة - مخطط ذي صلة, يمكنك تتبع تقدمك في فقدان الوزن أو زيادة قوتك. من خلال رؤية تقدمك بمرور الوقت, تظل متحمسًا ويمكنك إجراء تعديلات على خطتك إذا لزم الأمر. يمكن للمخططين الرقميين أيضًا استخدام الوسطاء المرئيين مثل أشرطة التقدم أو الرسوم البيانية لإظهار تقدمك بشكل أكثر وضوحًا.
منظور BBJump كعامل مصادر
كعامل مصادر, أفهم أن العثور على مخطط مع هؤلاء الخمسة - لديك ميزات هي مفتاح زيادة فائدتها إلى الحد الأقصى. عند اختيار مخطط رقمي, ابحث عن التطبيقات التي تتمتع بسمعة قوية للموثوقية والوظائف. تحقق من مراجعات المستخدم والتصنيفات على متاجر التطبيقات للحصول على فكرة عن مدى جودة أداء التطبيق من حيث إدارة المهام, الجدول الزمني تكامل, وغيرها من الميزات. النظر في أمان التطبيق, خاصة إذا كنت ستخزن معلومات حساسة مثل العمل - المهام ذات الصلة أو المواعيد الشخصية.
لمخططي الورق, قم بزيارة المتاجر الثابتة أو تصفح المنصات عبر الإنترنت المتخصصة في المخططين. ابحث عن المخططين بشكل جيد - صنع, مع أغطية متينة وعالية - ورقة الجودة. إذا كنت تشتري المخططين بكميات كبيرة, على سبيل المثال, لفريق أو منظمة, قارن الأسعار من مختلف الموردين. قد يقدم بعض الموردين خيارات التخصيص, مثل إضافة شعار شركتك أو أقسام محددة ذات صلة بعملك. لا تنسى أن تعامل في تكاليف الشحن وأوقات التسليم. من خلال تحديد مصادر المخطط الصحيح بعناية, يمكنك التأكد من أن لديك أداة تلبي احتياجاتك وتساعدك على البقاء منظمة ومنتج.
الأسئلة المتداولة (الأسئلة الشائعة)
التعليمات 1: لست متأكدًا مما إذا كان مخطط رقمي أو ورقي أفضل بالنسبة لي. كيف أقرر?
إذا كنت مستمرًا دائمًا وتحتاج إلى الوصول إلى مخططك من أجهزة متعددة, من المحتمل أن يكون المخطط الرقمي خيارًا أفضل. يوفر ميزات مثل المزامنة عبر الأجهزة, التكامل مع التطبيقات الأخرى, وغالبًا ما يكون لديه قدرات أكثر تقدماً في المهام وجدولة الجدولة. لكن, إذا كنت تفضل تجربة أكثر عن طريق اللمس, مثل الكتابة بقلم وورقة, ولا تحتاج إلى الوصول إلى مخططك على أجهزة متعددة, يمكن أن يكون مخطط الورق خيارًا رائعًا. يمكن أن يكون مخططو الورق أيضًا أكثر جمالياً من حيث التصميم والتخطيط.
التعليمات 2: هل يمكنني العثور على مخطط مجاني مع كل هذه الميزات?
هناك مخططي رقمي مجاني متاحون يقدمون العديد من هذه الميزات. على سبيل المثال, يوفر تقويم Google إدارة المهام الأساسية, الجدول الزمني تكامل, ولاحظ - أخذ القدرات مجانًا. لكن, إذا كنت تبحث عن ميزات أكثر تقدمًا مثل في - هدف العمق - إعداد الأدوات أو دعم المرفقات, قد تحتاج إلى الترقية إلى إصدار مدفوع أو النظر في تطبيق مختلف. لمخططي الورق, يمكنك العثور على بعض القوالب المجانية عبر الإنترنت التي يمكنك طباعتها, لكن قد لا يكون لديهم كل الأجراس وصفارات - صنع مخطط.
التعليمات 3: أنا بالفعل أستخدم تطبيقات متعددة لإدارة المهام, الجدولة, إلخ. هل أنا حقا بحاجة إلى مخطط?
يمكن أن يكون المخطط مفيدًا حتى لو كنت تستخدم تطبيقات أخرى بالفعل. إنه بمثابة مركز مركزي يمكنه دمج جميع مهامك, الجداول, وتلاحظ في مكان واحد. بدلاً من التبديل بين التطبيقات المختلفة, يمكنك الحصول على رؤية شاملة لحياتك في مخططك. على سبيل المثال, يمكنه سحب المهام من تطبيق إدارة المشروع الخاص بك والمواعيد من عميل البريد الإلكتروني الخاص بك, تسهيل إدارة وقتك والبقاء منظم.